Auli Packalén: Kompleksiseen ongelmaan simppeli työkalu?

Se, että kompleksiseen ongelmaan hommataan simppeli työkalu, tuntuu olevan enemmän sääntö kuin poikkeus. Monen organisaation tavoitteissa on tällä hetkellä parantaa sisäistä kollaboraatiota, kuten tiedonjakamista, yhteistyötä ja epämuodollista viestimistä. Lähes yhtä moni lähtee parantamaan kollaboraatiota hankkimalla työkalun. Ja vuoden päästä sitten ihmetellään, kun mikään ei ole muuttunut.

Miksi yhteistyö ei ala luistaa ja tiedon jakaminen kukoistaa, vaikka pelit ja vehkeet ovat kunnossa? Miksi uutisvirtaan ei ilmesty muiden kuin viestintäyksikön ajatuksia ja kommentteja? Miksi ihmiset eivät perusta yhteisöjä yli organisaatiorajojen? Miksi sähköposti on edelleen ykkösväline kommentoinnissa ja tiedon jakamisessa?

Siksi, että uuden työkalun lanseeraus ei saa ihmisiä muuttamaan toimintatapoja ja rutiineja, joita monet ovat toistaneet koko työuransa ajan. Siksi, että organisaatiorakenne ja kannustimet eivät rohkaise kertomaan hyvistä käytännöistä naapurisiilon kollegoille. Siksi, että liiketoimintajohto karsastaa sitä, että ihmiset käyttävät aikaansa sosiaalisen median hömpötyksiin. Siksi, että kulttuuri ei muutu hankkimalla helpon työkalun.

Onneksi poikkeuksiakin löytyy ja organisaatiot oppivat. Tyypillisesti työkalujen käyttöönotossa on kuitenkin pitänyt ajaa muutaman kerran seinään ennen kuin osataan lähteä liikkeelle halutuista toimintatapojen ja rutiinien muutoksista. Ja työkalut hommataan vasta sitten. Tämä järjestys pätee paitsi kollaboraatiokulttuurin muutokseen, myös asiakkuuksien johtamisen, myynnin ja toiminnanohjauksen muuttamiseen. CRM- tai ERP-järjestelmän käyttöönotto ei muuta mitään vaan panee pahimmassa tapauksessa pakan täysin sekaisin. Tavoitteisiin päästään vasta sitten, kun ihmiset alkavat toimia uudella tavalla ja saavat omaksuttua uudet
rutiinit.