Mira Dahlman: “Koska minä sanon niin” ja muita tapoja, joilla tapat muutoksesi

Strategia suunnitellaan johtoryhmässä. Uudet toimintatavat päätetään suljettujen ovien takana. Uuden työkalun käyttöönotto mietitään IT-johdon palavereissa. Kuulostaako tutulta? Miksi voit olla varma, että näillä tavoilla muutoksesi epäonnistuu?

Yksi keskeinen ongelma muutosten läpiviennissä on se, että niiden suunnittelu tapahtuu täysin irrallaan liiketoiminnasta ja organisaation päivittäisistä operaatioista. Tällöin muutossuunnitelmastasi tulee ylimalkainen, etkä ymmärrä muutoksen käytännön vaikutuksia. Et ymmärrä, mitä muutos tarkoittaa työntekijöittesi työtavoissa ja vastuissa. Entä miten muutos näkyy asiakkaillesi? Puutteellisesta suunnittelusta seuraa myös se, että organisaatiosi ei sitoudu muutokseen. Aikataulut ja budjetit paukkuvat, ja muutoksesi ei mene maaliin.

Mikä avuksi? Tärkeintä on ottaa organisaatio mukaan suunnitteluun. Kysy, keskustele, haastattele, pidä työpajoja. Vain tällä tavalla saat tietoa siitä, miten suunniteltu muutos käytännössä näkyy. Eteen voi tulla asioita, joiden takia alkuperäistä suunnitelmaa pitää muokata.

Näppärä etäraportointitapa ei ehkä onnistukaan ympäristössä, jossa viikon kohokohta on viedä tuntilistat henkilökohtaisesti iloiselle assistentille ja vaihtaa samalla kuulumiset. Tai suunniteltu CRM-järjestelmä ei ehkä palvelekaan kaikkia myyjiäsi, vaan vanhoihin exceleihin palataan uudestaan ja uudestaan. Puhumattakaan siitä, että uusi IT-ympäristö ei lopulta palvelekaan liiketoimintaa, vaan palveluita aletaan ”epävirallisesti” hankkia ihan muualta.

Osallistamalla saat tärkeää ensikäden tietoa ihmisiltä, jotka toimivat asiakasrajapinnassa ja omaavat suuren tietopankin. Onnistut suunnitelmassasi, kun se on konkreettinen ja lähellä ihmisten arkea. Osallistamisen ”sivutuotteena” saat sitoutuneita ihmisiä, jotka puhuvat muutoksesta positiivisesti muualla organisaatiossa ja saat monistettua omaa viestiäsi.

Yksi asia on ainakin varmaa. Käskyttämällä et pääse mihinkään ja arvaamalla ammut ohi maalin.