Auli Packalén: Kulkeeko projektisi prosessi vai työkalu edellä?

Olen varsin monta kertaa päässyt seuraamaan projektia, jonka tavoitteena on tuottaa uusi järjestelmä tai sovellus organisaation prosessin tueksi mutta joka lopulta takkuaa, kun prosessia yritetään survoa toimimaan työkalun mukaan.

Sen sijaan harvassa ovat ne kerrat, kun projekti on ensiksi määritellyt uuden tavoiteprosessin ja vasta sitten hankkinut työkalun tukemaan sitä. Ja todellakin ensin kunnolla määritellyt ja hyväksynyt prosessin, sitouttanut tärkeimmät ryhmät ja alkanut vasta sitten kartoittaa sopivia työkaluja.

Kutsutaan ensimmäisiä työkalu edellä -projekteiksi ja jälkimmäisiä prosessi edellä -projekteiksi.

Joka kerta, kun kuulen työkalu edellä -projektista, alkaa kappale Where have all the flowers gone? soida päässäni: “Oh, when will they ever learn? When will they ever learn…”

Miksi sitten organisaatioiden pitäisi vihdoin oppia suosimaan prosessi edellä -projekteja ja sanomaan ei sellaisille, jotka menevät työkalu edellä?

“Oli todella helppoa alkaa määritellä odotuksia työkalulle sen jälkeen, kun olimme kunnolla määritelleet prosessin yhdessä avainsidosryhmien kanssa. Varmuudella melkoinen määrä aikaa, rahaa ja hermoja säästyi, kun järjestelmä pystyttiin konfiguroimaan hyvin kuvatun prosessin pohjalta. Samalla, kun määrittelimme prosessia työpajoissa, saimme varmistettua, että tärkeimmät ihmiset sitoutuvat uuteen prosessiin. Sen sijaan, että uutta järjestelmää odotettiin kauhulla, ihmiset alkoivat odottaa sitä tukemaan uutta toimintatapaa.”

Näin eräs asiakkaamme puki asian sen jälkeen, kun olimme määritelleet heidän kanssaan toiminnan suunnitteluprosessin. Enpä osaisi itse hyötyjä paremmin tiivistää!