C C E A
C C E A

Viestintä on projektipäällikön tärkein työkalu. Jos projektipäällikkö ei kysy, kuuntele, kerro ja ohjaa, projekti tuskin etenee alkua pidemmälle. Projektiorganisaation sisäinen, työntekoa edistävä viestintä onkin projektipäälliköille tyypillisesti tuttu osa arkea.

Usein hankalampaa on johtaa muutoksia ja viestiä niille, joiden arkeen projekti vaikuttaa ja joiden työ kenties muuttuu. Missä vaiheessa ja kenen tulisi johtaa projektin aikaansaamaa muutosta ja viestiä siitä? Miten tämä liittyy projektimalliin? Miten varmistetaan, että projekti tuottaa tavoitellun hyödyn?

Aloitin CCEAssa hiljattain ja pääsin mukaan rakentamaan globaalille asiakkaallemme projektin muutoksenhallinnan ja viestinnän mallia CCEAssa parhaaksi havaittujen käytäntöjen pohjalta. Teimme projekteissa hyödynnettävät muutoksenhallinnan ja viestinnän toimintatavat, ohjeet ja pohjat projektin eri vaiheisiin. Alle olen koonnut tärkeimmät oppini tästä hankkeesta.

1. Nivo muutoksen läpiviennin ja viestinnän tarpeiden arviointi, suunnittelu ja toteuttaminen osaksi projektijohtamisen mallia. Varmista, että jo varhain arvioidaan, miksi projekti tehdään ja keihin se vaikuttaa. Huolehdi, että muutosjohtamisen ja viestinnän resursointi sekä suunnittelu on kytketty projektin päätöspisteisiin.

2. Keskity kokonaisuuteen: prosessiin, rooleihin ja vastuisiin. Jos kokonaisuus on hukassa, pikapyyntöinä tehdyt muutoksen läpiviennin ja viestinnän suunnitelmat harvoin parantavat laatua. Määritä, mistä vastaa projektipäällikkö ja mistä muutoksenhallinnan asiantuntija. Älä vaadi projektipäälliköltä kaikkea.

3. Ymmärrä, että vaadittava muutoksenhallinnan ja viestinnän panostus ei korreloi projektin monimutkaisuuden kanssa. Arvioi tarvetta pohtimalla, minkä tasoisia muutoksia projekti tuo ihmisten arkeen. Vaatiiko projekti onnistuakseen muutoksia toimintatapoihin, asenteisiin tai osaamiseen?

4. Älä keksi pyörää uudelleen, vaan luo kerralla selkeät pohjat muutoksenhallinnalle ja viestinnälle. Kokoa jo suunnitelmapohjaan organisaation tyypilliset sidosryhmät sekä muutoksenhallinnan ja viestinnän keinot ja kanavat. Listasta turhien karsiminen on helpompaa kuin tyhjästä aloittaminen.

5. Kuuntele, pyydä apua ja tee yhteistyötä. Osallista mallin rakentamiseen projekteissa ja muutosten tukena työskentelevät. Pyydä palautetta mallista ja jatka sen kehittämistä kokemusten perusteella.

6. Vie tekeminen osaksi ihmisten arkea. Jokaisen tulee ymmärtää muutoksenhallinnan merkitys ja käytännön toimintatavat. Pelkkien ohjeiden ja neuvojen varassa harvoin syntyy huipputuloksia. Kouluta, toista ja auta muita oivaltamaan.

Rita Mallius: Projekti + muutos + viestintä = 6 oppia kokonaisuuden hallinnasta

Kirjoittaja toimii CCEAssa konsulttina. Lue lisää Ritasta tai seuraa häntä Twitterissä.