Muutosviestintä – miten välttää virheet?
On muutos sitten pieni tai suuri, samat virheet toistuvat usein muutosviestinnässä.
1. Hys hys… – hyvä muutosviestintä on avointa
Monesti muutoksesta halutaan viestiä vasta, kun kaikki on selvää. Siihen asti ollaan hiljaa, ei kerrota mitään ja vältellään kysymyksiä. Tämä ei tilannetta paranna, vaan päinvastoin. Ihmiset janoavat tietoa, joten sitä kannattaa jakaa, vaikka ihan kaikki ei olisi vielä valmista. Lisäksi sitoutat ihmiset muutokseen nopeammin ja helpommin, jos otat eri ryhmät mukaan muutoksen suunnitteluun alusta lähtien.
> Ole läsnä, kerro kaikki mitä voit, ja toista viestiä. Suunnitelkaa muutos yhdessä.
2. Psst psst…. – puhu totta
Kun avoin muutosviestintä pelottaa, unohtuu tai sitä ei ole riittävästi, alkaa muutoksen keskellä usein vihjailu ja juoruilu. Esimiehiä on ehkä ohjeistettu olemaan hiljaa, mutta painostuksen keskellä saatetaan sortua lupaamaan liikoja tai lähettämään lisää kysymyksiä herättäviä, mystisiä sähköposteja.
> Puhu aina totta muutoksen keskellä – niin avoimesti kuin pystyt. Älä vihjaile tai herätä epäluuloja.
3. Hölynpöly… – käytä selkeää kieltä
Tai kauniimmin sanottuna bisnesjargon on tuttua konsulttislangista ja muutosviestinnästä. Visioidaan, transformoidaan, ryhmäytetään, uudelleenorganisoidaan, innovoidaan, osallistetaan ja niin edelleen. Loppupeleissä kukaan ei enää ymmärrä, mistä on kysymys, ja miten käsillä oleva muutos oikeasti juuri itseen vaikuttaa.
> Puhu selkeää ja yksinkertaista kieltä, sanoilla, joita kaikki ymmärtävät. Kysy ja varmista, että asia on ymmärretty. Mieti, mikä on olennaisin viesti kullekin eri muutoksen kohteena olevalle ryhmälle.
4. Hohhoijaa… – panosta viestinnässä esimerkkeihin
Bulletpointit, listat, prosessikaaviot ja pitkät PowerPoint-esitykset ovat omiaan auttamaan nukahtamisvaikeuksissa, eivät muutosviestinnässä.
> Monimutkaisista asioista, kuten muutoksista viestiessä kannattaa panostaa tarinaan ja innostaviin esimerkkeihin prosessikaavioiden ja täyteen ahdettujen esitysten sijaan. Ota ihmiset mukaan miettimään, mitä muutos konkreettisesti kullekin merkitsee. Mitä hyvää itselle voisi tapahtua, kun muutos on tapahtunut? Nosta rohkeasti esiin myös mahdolliset huolet, ja anna ihmisille aikaa puhua niistä.
5. Kerran kirkossa kuulutettu- muutosviestintä vaatii toistoa
Tähän yleiseen harhaan törmäämme jatkuvasti. Yksi työpaja pidetty, johdon sähköposti lähetetty, strategiatilaisuus järjestetty tai koulutusmateriaali tulostettu. Mutta miksi mitään ei tapahtunutkaan?
> Muutos ja muutosviestintä vaatii aina pitkäjänteistä työtä, toistoa, toistoa ja vielä kerran toistoa. Vaikka itse olisit katsellut samaa esitystä kyllästymiseen asti, on hyvin todennäköistä, etteivät muut sitä muista. Toista viestiä kaikissa kanavissa ja räätälöi se eri kohderyhmille sopivaksi.
Oletko sinä joskus sortunut johonkin näistä tai muihin muutosviestinnän virheisiin?
Muutosviestinnästä on blogattu meillä aiemminkin. Lue mitä Rita Mallius on kirjoittanut viestinnästä projektipäällikön näkökulmasta.
