Johdon valmentaja ja toimeenpanotaidon eli volition asiantuntija Ria Parppei oli meillä CCEAssa puhumassa volitiosta. Ria on tutkinut aihetta useamman vuoden ajan ja pureutunut volition ytimeen. Rautaista tietoa tuli paljon. Päällimmäisenä jäi kuitenkin mieleen, ettei alkuinnostus itsessään ole tae siitä, että ihminen ryhtyy toimeen tai onnistuu asian loppuun viemisessä. Toimeenpanon taitoon liittyy paljon muutakin.
”30 % johtajista ja päälliköistä on jäätyneessä tilassa. Heillä toimeenpanokyky on alentunut.”
Ria viittasi laajimpaan tältä alueelta tehtyyn tutkimukseen (Bruch ja Ghoshal 2003), jossa tarkasteltiin johtajien ja päälliköiden työskentelyn fokusta ja työvirettä. Tutkimuksen mukaan 30 prosenttia oli niin sanottuja jäätyneitä, eli heidän toimeenpanokykynsä oli huomattavasti alentunut. Jopa 90 prosentilla oli puutteita toimeenpanossa.
Jäätyminen näkyi esimerkiksi keskittymis- ja aloitekyvyn puutteena sekä vaikeutena toteuttaa strategiaa tai parantaa omaa suoritusta. Melko huolestuttava löydös, sekä yrityksen että ihmisten kannalta. Jos yrityksellä on edessä isoja uudistuksia, johto on näissä muutoksissa avainasemassa viemässä muutosta eteenpäin omalla esimerkillään ja toiminnallaan.
”Kirkasta tavoite ja varmista itseluottamuksen, työvireen ja fokuksen säilyminen muutoksessa.”
Onneksi toimeenpanokyky on vahvistettavissa. Rian mukaan siihen vaaditaan selkeä ja merkityksellinen tavoite, itseluottamusta, hyvää työvirettä ja fokuksen säilyttämistä. Tavoitteesta pitää olla hyvä ymmärrys, ja sen pitäisi olla itselle jollakin tavalla merkityksellinen. Tämä vaatii kunnollisen keskustelun tavoitteesta ja pohdintaa siitä, mitä se oman työn ja tekemisen kannalta tarkoittaa.
Usein meneillään on monta projektia samaan aikaan ja deadlinet paukkuvat – mitä asioita pitäisi priorisoida, ja miten saada työt onnistuneesti tehtyä? Pitää myös pystyä luottamaan siihen, että oma osaaminen ja rahkeet riittävät tavoitteen saavuttamiseen. Pienenkin asian muuttaminen omassa toiminnassa vaatii energiaa ja sinnikästä toistoa. Voi käydä mielessä, että onkohan se sittenkään niin tärkeää – ehkä teen huomenna tai ensi viikolla.
Toimeenpanokykyä vahvistavat tekijät saattavat matkan varrella heikentyä, vaikka ne alussa olisivatkin kunnossa. Tavoite voi hämärtyä matkan varrella tai itseluottamus voi heiketä. On ehkä saanut huonoa palautetta tai työ ei ole edistynyt odotusten mukaan. Silloin on suuri mahdollisuus, että tekeminen hidastuu tai hanskat tippuvat kokonaan.
”Toimeenpanokyvyn säilyminen on muutoksen onnistuneen läpiviennin edellytys.”
CCEAssa on tehty töitä monenlaisten muutosten parissa yli 10 vuoden ajan. On mietitty yhdessä muutosten vetäjien ja projektitiimien kanssa, miten muutos saataisiin vietyä onnistuneesti läpi heidän organisaatiossaan.
Useasti muutoksessa on kysymys siitä, miten saadaan ihmiset toimimaan uudella tavalla. Kun muutoksen toteutusta lähdetään suunnittelemaan, ensimmäisiä tehtäviä on ymmärtää, mitä muutos tarkoittaa ihmisten kannalta: Mitä tavoitellaan ja miksi (tavoitteen selkeys)? Sen jälkeen tunnistetaan avainsidosryhmät ja tarkastellaan, mikä heidän toiminnassaan muuttuu (tavoitteen merkitys). On myös ymmärrettävä kokonaiskuva koko organisaation osalta – mitä muita isoja hankkeita on käynnissä samanaikaisesti, ja mitkä ovat niiden vaikutukset ihmisiin. Mitkä ovat realistiset resurssit viedä tämä muutos käytäntöön?
Muutoksen toteutuksen osalta mietitään, miten muutoksesta viestitään, millaisia keinoja on tukea organisaatiota ja eri avainryhmiä muutosmatkan aikana. Esimiehillä on tärkeä rooli keskustella tavoitteen merkityksestä tiimiläisten kanssa ja varmistaa hyvän itseluottamuksen, työvireen ja fokuksen säilyminen päivittäisessä työssä.
Ehkäpä yllättävin löydös Rian tutkimuksissa oli se, että motivaatio ei sittenkään näyttele niin isoa roolia toimeenpanossa kuin on ajateltu. Motivaatiolla on kiistämättä paljon painoarvoa, erityisesti toimintaan ryhdyttäessä, mutta näyttää siltä, että asioiden käytäntöön viemisessä muilla tekijöillä on vielä suurempi merkitys. Muutostilanteissa toimeenpanokyvyn säilyminen varmistetaan hyvillä muutoksen johtamisen keinoilla, ottamalla ihmiset muutoksen keskiössä huomioon.
Lue lisää Riasta ja volitiosta.
Kirjoittaja työskenteli CCEAlla seniorikonsulttina.
