C C E A
C C E A

Muutostarpeiden tunnistaminen on organisaatioille yleensä melko helppoa. Organisaatiokulttuurista riippuen tarpeita saatetaan tunnistaa ja arvioida joko jatkuvasti tai esimerkiksi osana strategiaprosessia. Muutosta vaativia toimintatapoja, prosesseja, rakenteita tai tietojärjestelmiä tunnistetaan yleensä organisaation eri tasoilla. Ylin johto kiinnittää huomiota tyypillisesti niihin seikkoihin, jotka vaikuttavat liiketoiminnan mittareihin eli ”viivan alle”. Työntekijät ovat kiinnostuneita muuttamaan niitä asioita, jotka suoraviivaistavat ja helpottavat heidän päivittäistä työtään.

Kun tarve muuttua on tunnistettu ja priorisoitu toteutettavaksi, käynnistetään usein muutosprojekti. Projektiin nimetään mukaan joukko aikaansaavia ja tavoitteellisia henkilöitä, jotka ryhtyvät toteuttamaan projektille asetettua tavoitetta: parempaa asiakas- ja työntekijäkokemusta, korkeampaa automaatioastetta ja tehokkaampia prosesseja tai paremman liiketoimintatuloksen mahdollistavaa uutta toimintamallia. Ennen kuin kääritään hihat ja ryhdytään toimeen, on kuitenkin pysähdyttävä pohtimaan muutoksen visiota.

Miltä organisaatiomme näyttää, kun muutos on valmis? Missä fokuksemme on? Mitkä asiat muuttuvat ja mitkä pysyvät ennallaan? Mitä muutos tarkoittaa asiakkaillemme?

Muutosvision kirkastaminen vaatii aikaa ja ajatusta, mutta huolella tehty työ maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin myöhemmissä projektin vaiheissa. Muutosvision pohtimiseen tulee ottaa mukaan riittävän laajaa näkemystä organisaatiosta. Vision tehokkaaseen työstämiseen löytyy monenlaisia menetelmiä, joista itse viimeisimpänä olen käyttänyt Business Model Canvas -työkalua. Menetelmää tai työkalua tärkeämpää on se, että projektille syntyy yhteisesti jaettu ymmärrys siitä maalista, jota kohti ollaan menossa. Eikä ole yhtään hullumpaa, jos visiotyöstöstä syntyy vaikkapa havainnollistava huoneentaulu projektitilan seinälle. Tässä Business Model Canvas toimii hyvin!

Mitä hyötyä jaetusta muutosvisiosta on projektin eri vaiheissa? Muutosvisio on kuin ankkuri, joka pitää laivan vakaana kovassakin aallokossa. Kun visio on tarpeeksi konkreettinen ja ihmisiä puhutteleva, ohjaa se aidosti työtä ja tekemistä oikeaan suuntaan, joka ikinen päivä.

Vaikka ympärillä kuohuisi ja asiat muuttuisivat, projekti tietää, mihin se on menossa. Jokainen projektitiimin jäsen pystyy toimimaan muutosagenttina organisaatiossa ja kertomaan samaa tarinaa muutoksen isosta kuvasta. Selkeä visio luo kivijalan muutosviestinnälle. Viestintämateriaaleja laadittaessa myös usein paljastuu, onko visio oikeasti puhutteleva ja ymmärrettävä vai jääkö se mahdollisesti abstraktien lauseiden tasolle. Kun visio on pohdittu yhdessä ylimmän johdon kanssa heti projektin alkuvaiheessa, ei siihen tarvitse enää niin syvällisesti palata esimerkiksi silloin, kun projekti hakee hyväksyntää etenemiselle tai rahoitukselle. Ja kun projekti etenee käyttöönottovaiheeseen, on juurruttaminen organisaatioon huomattavan paljon helpompaa, kun muutoksen kohteena olevat ihmiset ymmärtävät, mitä tavoitellaan ja mistä muutoksessa todella on kysymys.

Entä sitten ketterässä toimintamallissa ja organisaatiossa, ovatko vaatimukset muutosvisiolle samanlaiset vai kenties tyystin erilaiset? Kokemukseni mukaan melko harvoin organisaatio itse tai sen toimintaympäristö muuttuu niin radikaalisti, että muutosvisio rapautuisi projektin aikana kokonaan. Tuunaamista ja hienosäätöä tosin vaaditaan muuttuvassa maailmassamme yhä enemmän.
Mitkä ovat sinun parhaat käytäntösi muutosvision ketterään muokkaamiseen projektin aikana?

Pauliina Juhola: Muutostarve ei vie mihinkään ilman kirkasta muutosvisiota

Pauliina Juhola toimii CCEAlla seniorikonsulttina. Lue lisää Pauliinasta.