C C E A
C C E A

Elintarvikepakkauksia valmistava Huhtamäki halusi strategiansa mukaisesti parantaa yhteistyötä ja tiedonjakoa maailmanlaajuisesti koko organisaatiossaan. Uusien toimintatapojen mahdollistamiseksi yhtiö otti käyttöön Microsoft O365 -työkalut, jotka korvasivat käytössä olleet vastaavat järjestelmät. CCEA toimi hankkeessa Huhtamäen muutoksenhallinnan kumppanina ja tarjosi myös projektijohtopalvelun.

Huhtamäellä on yli 18 000 työntekijää 34 maassa, joten muutoshanke oli massiivinen. Erityishaasteena oli eri maissa toimivien yksiköiden saaminen mukaan muutokseen napakassa yhden vuoden aikataulussa.

”Tiukan aikataulun lisäksi projektin alussa oli tekniseen toteutustapaan liittyviä haasteita, koska juuri tämän kaltaisten datan lähtö- ja kohdeympäristöjen kombinaatiosta ei ollut aiempia kokemuksia. Vanhasta ympäristöstä piti saada kaikki data talteen niin, ettei liiketoimintakriittisiä tietoja katoa. Tuotantohäiriöiden mahdollisuus piti huomioida ja kitkeä pois”, muistelee CCEAn johtava konsultti ja projektipäällikkönä toiminut Juha Lindfors projektin alkumetrejä.

Muutos ymmärrettiin kokonaisuutena, ei pelkkänä IT-hankkeena

Huhtamäellä oli rakennettu projektia varten hyvä tiimi; ydinryhmässä oli kymmenisen henkeä, ja projektin parissa työskenteli kaikkiaan noin kolmekymmentä ihmistä. Kaikki sujui mallikkaasti jouhevana tiimityönä huhtamäkeläisten ja kumppanien kesken. Koko porukka toimi tiiviissä yhteistyössä samoja tavoitteita kohti ja joustavalla asenteella. CCEAlta Juha toimi projektipäällikkönä varmistaen projektin läpiviennin aikataulussa ja odotusten mukaisesti, muutoksenhallinnan kokonaisuudesta vastasi CCEAn seniorikonsultti Katri Ranta. Siirtymän aiemmasta pilvipalvelusta moderneihin Microsoft-pilvipalveluihin toteutti Sulava Oy, ja lisäksi mukaan oli valjastettu muitakin kumppaneita muun muassa viestinnän suunnitteluun.

“Keskeinen onnistumisen edellytys oli, että Huhtamäellä ymmärrettiin muutoksen kokonaisvaltaisuus. Tätä ei nähty IT-hankkeena, vaan kulttuurin ja toimintatapojen muutoksena, jossa HR, IT ja viestintä tekivät töitä yhteisen tavoitteen eteen”, Juha korostaa.

Muutosagenttien verkosto keskeinen vauhdittaja

Huhtamäki osti CCEAlta muutoksen läpivienti -palvelun, mutta hankkeen laajuuden vuoksi myös muutosportfolion johtamisen asiantuntijuutta hyödynnettiin. Käytössä olivat sekä CCEAn että asiakkaan omat muutoksenhallinnan menetelmät ja työkalut.

”Tässä hankkeessa CCEAn toimintatapa näkyi erityisesti siinä, että tunnistimme muitakin keskeisiä yhtiössä samanaikaisesti käynnissä olleita muutoshankkeita ja osasimme niputtaa niitä saman sateenvarjon alle sekä viestiä niistä kootusti yksiköille ja niiden johdolle. Lisäksi pystyimme suunnittelemaan esimerkiksi muutosviestintää niin, että loppukäyttäjille saatiin jaettua tietoa useammasta muutoksesta yhtenäisesti. Uskon tästä olleen jokaiselle muutosten kohteena olevalle huhtamäkeläiselle kokonaisvaltaista etua”, Juha pohtii.

Huhtamäen viestintäpäällikkö Reeta Eskola pitää muutoksenhallinnan kannalta arvokkaimpana 150 muutosagentin verkostoa, jonka rakentamisesta, käynnistämisestä ja pyörittämisestä CCEA vastasi.

”Ilman verkostoa projekti ei varmasti olisi onnistunut näin hyvin. Vaatii paljon aikaa ja työtä ylläpitää ja innostaa verkostoa, jonka jäsenten toimintatavoissa on eroavaisuuksia”, Reeta kiittää.

Vaatii vielä paljon pitkäjänteistä työtä, jotta työtavat oikeasti muuttuvat ja että ihmiset oppivat käyttämään työkaluja tehokkaasti ja ottamaan ne osaksi työarkeaan.

”Toimintatapojen muuttaminen vie aikaa. Ihmiset myös ottavat muutokset vastaan eri tavoin; alkuinnostuksen jälkeen saattaakin tulla pettymystä, tai päinvastoin”, Reeta sanoo.

Tyytyväinen projektin kulkuun on myös Huhtamäen Group IS Infrastructure Manager Aki Kemppi:
”CCEAn palvelun suurin hyöty oli vankka muutoksenhallintaosaaminen ja asiantuntemus jo suunnitteluvaiheessa. Erityismaininnan antaisin muutoksen ja liiketoimintamme kokonaisvaltaiselle ymmärtämiselle sekä palvelun joustavuudelle projektin edetessä.”

Huhtamäki on maailmanlaajuisesti toimiva ruoka- ja juomapakkausten asiantuntija. Yhtiöllä on 78 tuotantolaitosta ja 24 myyntikonttoria 34 maassa.