Minna Krogius: Virtuaalisessakin muutosprojektissa ihmiskeskeisyys on tärkeintä

Organisaation muutosprosessin tukena toimiva muutosvastaava tai Change Manager on muutosprosessin ajuri, harmaa eminenssi, joka toimii virtuaalisen muutoksen kulisseissa ja vastaa siitä, että organisaation muutoksen vetäjällä ja muutosverkoston jäsenillä on käsissään oikeat materiaalit ja viimeisin tieto muutoksen etenemisestä.

Itse olen toiminut lähes täysin virtuaalisesti johdetuissa muutoksissa change managerin roolissa koko CCEAssa oloaikani. Miten virtuaalinen muutos globaalissa organisaatiossa saadaan onnistumaan?

Tee “selviytymispakkaus”

Isot virtuaaliset muutokset ja muutokset ylipäätään lähtevät liikkeelle tarkasta analyysistä ja alkukartoituksesta sekä organisaation muutosverkoston kokoamisella. Organisaation muutoksen vetäjän työparina, co-pilottina, toimii juuri muutosvastaava.

Organisaation muutosverkosto käy projektin aluksi läpi muutoksen tavoitteet, aikataulun, pääviestit ja pohtii organisaation muutoskapasiteettia. Saadun tiedon pohjalta muutoksenhallinnan asiantuntija valmistelee organisaation muutosprojektin tueksi muutoksen selviytymispakkauksen eli muutosmateriaalisalkun. Laajasta salkusta löytyvät niin valmiit tiedote- ja viestipohjat muutoksen eri vaiheisiin, ppt-esitykset, palavereiden ja työpajojen agendarungot, FAQ-dokumentit kuin ennen kaikkea erilaiset skenaariot eli use caset muutoksen vastaanottamiselle.

Valmistaudu eri skenaarioihin

Vaikka muutoksen vastaanottoa organisaation sisällä voidaan ennakoida, sitä ei voida koskaan täysin ennustaa. Sen vuoksi Change Manager valmistelee erilaisia use caseja, joiden mukaan voidaan toimia, kun nähdään, mikä skenaario muutosprosessin etenemisestä näyttää toteutuvan.

Tue paikallista verkostoa koko muutoksen ajan

Globaalissa, virtuaalisesti johdetussa muutoksessa muutosvastaavalla on tärkeä rooli toimia muutoksen paikallisten vastuuhenkilöiden tukena ja sparrauskumppanina koko muutoksen läpiviennin ajan. Change Manager on saatavilla ja läsnä sähköisten viestimien välityksellä jatkuvasti. Change Manager vastaa siitä, että organisaation muutosverkoston jokainen verkoston jäsen tietää, mitä hänen tulee tehdä ja milloin.

Change Manager myös tukee organisaation muutoksen vetäjää muutoksen fasilitoinnissa ja siinä, että hän onnistuu saamaan jokaiselle muutokseen osallistuvalle tunteen siitä, että jokaisella on selkeä rooli ja että tämä rooli on tärkeä. Muutoksen eteneminen on jatkuvaa dialogia niin organisaation sisällä kuin muutosverkoston jäsenten ja Change Managerin välillä, ja työ etenee iteratiivisesti.

Kannusta lokalisointiin, mutta älä anna “säveltää”

Globaalissa muutosprosessissa lokalisaatiolla on tärkeä rooli, ja Change Manager tukee siinä paikallisia muutoksen vetäjiä. Nämä paikalliset ihmiset vastaavat siitä, että muutos viedään kulttuuriin sopivasti eteenpäin. Lokalisaatiossa on myös tärkeää istuttaa muutos jo olemassa oleviin kommunikaatiorakenteisiin, ei luoda uusia, sillä se hämmentää ja vie energiaa ja keskittymistä muutoksesta pois.

Paikalliset muutoshenkilöt vastaavat myös siitä, että muutosmateriaalisalkun sisältö, esimerkiksi FAQ-dokumentit, käydään paikallisesti läpi yhdessä ja puidaan kunnolla eikä niitä vain jätetä listaksi dokumentteja jaettuihin kansioihin tai työtiloihin. Change Managerin rooli on kuitenkin valvoa, että ei aleta lokalisoida liikaa eli tehdä liikaa omia sävellyksiä, vaan myös paikalliset muutoksen vetäjät pitäytyvät yhteisen materiaalisalkun sisällöissä, jotka ovat tarkkaan mietittyjä ja käytännössä testattuja kokonaisuuksia.

Näe ihminen organisaatiokaavion takana

Vaikka muutos on virtuaalinen, samat periaatteet ja lainalaisuudet pätevät siihen kuin muutosprojekteissa muutoinkin. Kuten kaikessa kommunikaatiossa, kasvokkain tapaaminen on paras mahdollinen tapa kommunikoida. Kun saamme pelkälle organisaatiokaaviossa listatulle nimelle myös kasvot, se parantaa jatkokommunikointiamme, koska kasvokkaisessa tapaamisessa saatu tieto toisen mikroilmeistä ja kehonkielestä selkeyttää toisen osapuolen ymmärtämistä. Tämä on merkittävää, sillä mikroilmeiden ja kehonkielen osuus muodostaa suuren osan – jopa puolet – ihmisten välisestä kommunikaatiosta.

Kasvokkaiset tapaamiset ovat olennaisia niin keskinäisen kommunikoinnin kannalta, kuin siinä, että ne sitouttavat tiimiä muutokseen ja luovat yhteishenkeä sekä keskinäistä luottamusta. Jos kasvokkain tapaamiset eivät ole mahdollisia, on tärkeää saada osallistujille kasvot videopalaverin välityksellä, esimerkiksi Teamsin tai Skypen kautta. Kasvokkaisia tapaamisia tulisi kuitenkin pyrkiä järjestämään 3–4 kuukauden välein virtuaalisen muutosprosessin aikana.

Muutokseen kuuluu aina myös uuden oppiminen, johon teknologia tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet: anywhere, anytime ja any device. Virtuaaliset oppimispolut ovat keskeinen osa virtuaalista muutosprosessia. Virtuaalisissa oppimispoluissa asiat palastellaan eri sisältöisiin moduuleihin, joita voi käyttää eri kanavien kautta. Organisaation jäsenet voivat esimerkiksi kuunnella podcastia kävelylenkillä, katsoa opetusvideon iltapäiväkahvin ääressä tai suorittaa kirjoitustyön blogimuodossa.

Muutoksen etenemisen pulssilla pysymisen kannalta välttämätöntä mitata muutosta. Tähän tarkoitukseen säännölliset kyselyt ovat suositeltavia, mikäli ne ovat organisaation toimintatapojen puolesta mahdollisia. Jos eivät, säännöllinen palautekanava voidaan järjestää myös esim. open microphone -tyyppisesti: muutokseen liittyvät eri osa-alueet ovat vastaamassa oman alueensa kysymyksiin, esim. IT-, HR- tai lakivastaavat. Paras mittaamisen työkalu on sellainen, joka mittaa muutoksen edistymistä reaaliaikaisesti. Hyvä esimerkki on Celkee Insight.

Muutosprojektissa on hyvä muistaa, että siihen osallistuvilla kannattaa olla suuremmat korvat kuin suu!