Kimmo Vättö: Resepti: Miten varmistat muutoksen onnistumisen ennakoivilla päätöksillä?

Celkee Insight® mahdollistaa muutoksessa onnistumisen ennakoivien päätösten avulla

Yleisimmät muutoksen epäonnistumisen juurisyyt tunnetaan hyvin. Esimerkkejä näistä ovat puutteellinen muutoksen tarkoituksen ymmärtäminen ja tiedonkulun haasteet. Vaikka epäonnistumisten juurisyyt tunnetaan hyvin, kompastutaan niihin silti toistuvasti. Kun ongelmat tunnistetaan liian myöhään, on viive, lisäkustannus tai epäonnistuminen väistämätöntä.

Onnistunut muutos vaatii aina pysyvän muutoksen yksilötasolla, sillä organisaatiot eivät muutu, yksilöt muuttuvat. Muutoksen onnistumisen edellytysten systemaattinen mittaaminen mahdollistaa reagointia vaativien asioiden tunnistamisen ja ennakoivien päätösten tekemisen erittäin tarkalla fokuksella. 

Resepti on sinulle, jos haluat edistää muutosta optimaalisesti ja pystyä tekemään tarkalla fokuksella ennakoivia päätöksiäReseptiä voidaan hyödyntää lähes kaikenlaisissa muutosprojekteissa organisaatioiden sisällä sekä useiden organisaatioiden kesken. 

Ainekset

  1. Määrittely muutoksen vaikutuksista organisaatiossa työskenteleviin ihmisiin. Määrittelyssä otetaan kantaa esimerkiksi:
    • muutoksen tuottamiin hyötyihin eri näkökulmista;
    • tavoitteisiin eri organisaation osien ja roolien näkökulmasta ja
    • muutoksen läpivientiin liittyviin tehtäviin eri roolien näkökulmasta
  2. Mittarit, jotka on räätälöity muutoksen tarpeisiin. Celkee Insight tarjoaa kattavan metatutkimuksiin pohjautuvan mittaripatteriston, jonka avulla oikeiden mittareiden tunnistaminen ja räätälöinti tapahtuu sujuvasti.
  3. Johdon näkyvä sitoutuminen ja tuki muutokselle muodostaa sille tarvittavan katu-uskottavuuden sekä varmistaa päätöksentekoon ja toimenpiteisiin tarvittavan energian löytymisen.
  4. Resurssit tulosten jakamiseen, analysointiin, vuorovaikutuksen fasilitointiin, päätöksentekoon sekä toimenpiteiden tukemiseen.

Valmistelu

  1. Suunnittele muutosprojektin kanssa tiiviisti integroituva mittausprosessi, joka mahdollistaa mittaustulosten tehokkaan hyödyntämisen.
    • Sovita mittaustaajuus muutosprojektin johtamismalliin.
    • Räätälöi mittarit heijastamaan muutoksen eri vaiheita esimerkiksi ADKAR-viitekehyksen mukaan.
    • Kerää numeerinen tieto reflektiivisesti, jolloin voit tunnistaa luotettavasti muutoksen suunnan.
    • Kerää tekstimuotoinen tieto omalla nimellä (anonyymi kommentointi optiona), jotta saat mahdollisimman paljon mahdollisimman käyttökelpoista tietoa vuorovaikutuksen tueksi. 
    • Jaa tilannekuva reaaliajassa tarkoituksenmukaisella tavalla eri rooleille tavoitteellisen vuorovaikutuksen mahdollistamiseksi.
  2. Toteuta viestintä mittausprosessista osana muutosviestintää ja varmista sen onnistuminen. 

Ohje

Toista seuraavaa koko muutosprojektin ajan ja tarvittaessa sen jälkeen:

  1. Suorita mittaus 4 – 6 mittarilla. Aikaa yhteen arvioon pitää kulua alle 5 minuuttia, jotta mittaus koetaan tarkoituksenmukaiseksi osaksi muutosta.
  2. Huomioi muutosprojektin eri vaiheet käyttämällä vaihekohtaisia mittareita. Siirry seuraavaan vaiheeseen vasta kun mittaustulokset osoittavat riittävää kypsyystasoa. 
  3. Analysoi tulokset ja edellisten toimenpiteiden vaikuttavuus. Tekstipalaute jakaantuu yleensä kolmeen osaan:
    • Ei reagointia vaativa palaute.
    • Palaute, johon on helppo ja nopea reagoida (esim. tieto ei ole saavuttanut kaikkia). 
    • Signaalit, jotka kertovat isoimmista haasteista, joita pitää käsitellä syvällisemmin.
  4. Päätä tarvittavista toimenpiteistä ja tue riittävästi toimenpiteiden toteutusta.
  5. Viesti tuloksista ja päätetyistä toimenpiteistä osana muutosviestintää.
  6. Tee tarvittavat päivitykset mittareihin seuraavalle mittauskierrokselle. Muutosprosessi etenee koko ajan ja kullakin ajanhetkellä kannattaa mitata vain sellaisia asioita mihin ollaan valmiita reagoimaan.

Hyödyt

Ohjetta seuraamalla pystytään nopeuttamaan muutoksen etenemistä ja hallitsemaan muutosten yleisimpiä riskejä.

  1. Jokaisella organisaation jäsenellä on vaikuttamiskanava muutoksen läpiviennin tukemiseksi.
  2. Mittausprosessi kiihdyttää muutosta yksilötasolla, koska se muistuttaa kaikkia systemaattisesti muutoksen onnistumisen edellytyksistä. Sitä saa, mitä mittaa.
  3. Muutosjohto pystyy tekemään ennakoivia päätöksiä tarkalla fokuksella, koska sillä on luotettava reaaliaikainen näkyvyys organisaation tilaan, muutoksen esteisiin ja toimenpiteiden vaikuttavuuteen.

Muutoksen kohteena olevan henkilöiden näkemysten ja mielipiteiden jatkuva mittaaminen ja tarkat tukitoimenpiteet varmistavat, ettei muutosprojekti kompastu yleisimpiin riskeihin.