Saana Ström: Onnistuneen agilemuutoksen* 7 prinsiippiä

Mitä muutosjohtaminen tarkoittaa agilessa muutoksessa?

Agilen puhtaimmassa muodossa ajatellaan, että kun motivaatio muutokseen lähtee ihmisestä itsestään, muutos tapahtuu itsestään, ilman muutosjohtamista. Taustalla on ajatus siitä, että saadessaan kehittää itselleen tärkeitä asioita, ihmisellä on sisäinen motivaatio valmiina ja näin ollen muutos tapahtuu. Muutosjohtaminen nähdään asiana, jota tarvitaan vain silloin, kun on odotettavissa muutosvastarintaa, ja tällaisessa itsestä lähtevässä muutoksessa sitä ei ole.

Mutta oletko koskaan ollut tällaisessa tilanteessa: Olet ajatellut, että haluaisit aloittaa juoksemisen ja sinulla tavallaan on motivaatiotakin siihen. Et kuitenkaan syystä tai toisesta ole saanut aloitettua tätä uutta harrastusta. Jostain syystä tuntuu, ettei sinulla koskaan ole aikaa aloittaa juoksemista… kunnes ystäväsi saapuu kuvioihin ja pyytää sinua juoksukaverikseen.

Ystäväsi on hyvin aktiivinen persoona ja innostunut juoksemisesta. Hän alkaa järjestää teille juoksutreffejä. Ja voilá! Yhtä’äkkiä huomaat, että olet aloittanut juoksemisen! Jostain kumman syystä nykyisin sinulla onkin aikaa juoksemiselle, kiitos ystäväsi. Koska mukana on muitakin ihmisiä, nyt sinun on hankalampi keksiä syitä sille, miksi et voi lähteä juoksemaan. Muut ihmiset eli ystäväsi myös panostavat omaa aikaansa yhteiseen harrastukseenne. Lisäksi juoksemaan lähtöä helpottaa, kun toinen on puskemassa sinua lenkille, vaikka sinusta joskus tuntuisikin, että et jaksaisi lähteä.

Listataanpa tähän asioita, jotka lopulta saivat sinut aloittamaan suunnittelemasi harrastuksen:
· Sinulla on joku, joka koordinoi ja järjestää juoksutreffejä.
· Sinulla on tukenasi joku, joka haluaa tavoitella samaa maalia kuin sinä.
· Sinulla on joku, joka puskee asioita eteenpäin ja luo innostusta juoksemiseen.

Tämä on hyvä esimerkki siitä, miksi uskon siihen, että muutoksen aikaansaamiseksi tarvitaan aina jonkinlaista koordinointia, fasilitointia, apua muutoksen läpiviemiseen sekä innostuksen luomista – Myös agilessa muutoksessa. Tätä kutsun muutosjohtamiseksi.

Valitettavasti fakta on myös se, että tällä hetkellä monessa yrityksessä innostus agileen ei lähde niistä ihmisistä, joiden toivoisimme siirtyvän agileen. Kun tilanne on tämä, agilen ideaa pitää myydä entistä enemmän, jotta innostus alkaisi kummuta ihmisistä itsestään. Siksi tällaisessa tapauksessa tarvitaan apua muutosjohtamiseksi laskettavaan tekemiseen.

Tästä juoksuesimerkissäkin oli lopulta kyse. Ehkä et kuitenkaan ollut tarpeeksi motivoitunut alussa ja tarvitsit jonkun lisäämään innostustasi juoksuun ja puskemaan sinua kohti tavoitettasi?

Miten isot yritykset voivat onnistua agilessa muutoksessa?

Tarkastellaanpa asiaa nyt yrityksen näkökulmasta. Miten isot yritykset voivat onnistua agilessa muutoksessa? Millaisia muutosjohtamisen aktiviteetteja tarvitaan? Tässä on lista opeista, jotka olen koonnut kokemuksistani agilen muutoksen parissa. Kutsun niitä agilen muutoksen prinsiipeiksi, joiden avulla on mahdollista onnistua muutoksessa.

  1. Tuo ihmiset keskiöön
    Aloita katsomalla muutosta ihmisten näkökulmasta. Lähde liikkeelle ihmisistä, joita muutos koskettaa. Ei pelkästään johtajia vaan myös heitä, joiden toivomme muuttavan päivittäisiä tapojaan toimia sekä periaatteita, joiden avulla tehdä päätöksiä joka päivä. Loppujen lopuksi muutos tapahtuu vain, mikäli ihmiset tekevät aidosti muutoksia jokapäiväisiin rutiineihinsa. Tämä on perus fakta, joka toimii muutoksessa kuin muutoksessa.
  2. Allokoi aikaa
    Ihmiset tarvitsevat aikaa muutoksen omaksumiselle vai pitäisikö sanoa sulattelulle. Erityisesti agilessa tämä on tärkeää, sillä agile on ennen kaikkea ajattelutavan muutos. Ajattelutavan muuttaminen vie kauemmin aikaa kuin pelkkien työtapojen muuttaminen, ja agile muutos on yleensä yhdistelmä ajattelutavan ja työtapojen muutosta. Voisimme siis puhua kulttuurimuutoksesta. Riittävä ajankäyttö muutoksen omaksumiseen on siis prinsiippi numero kaksi. Kuten meidän juoksu-esimerkissämmekin, jos ei ole aikaa lähteä lenkille, ei koskaan tule lenkkeiltyä.
  3. Kouluta ja coachaa
    Koska agile on ennen kaikkea iso ajattelutavan muutos, tarvitaan koulutusta ja coachausta, jotta ymmärretään, minkälaisesta muutoksesta on kyse. Uuden ajattelutavan sisäistäminen ei tapahdu hetkessä, vaan kyseessä on pikemminkin muutosmatka, jossa tarvitaan kouluttautumista ja coachaamista koko matkan ajan.

    Puhuttaessa juoksemisesta, kouluttautumisella ja coachaamisella on hyötynsä varsinkin alkuvaiheessa, jos esimerkiksi haluaa juosta maratonin. Jos ei koskaan ole aiemmin juossut, kannattaa pyytää jotain opettamaan perustekniikat. Mikäli lähtee juoksemaan nollasta, on suuri riski saada loukkaantumisia, jos juoksutekniikka ei ole kohdallaan. Myös agilessa muutoksessa helpoin tapa päästä suoraan oikealle raiteelle on panostaa alussa intensiiviseen coachaukseen ja kouluttamiseen ja jatkaa samaa vähemmän intensiivisemmin, mutta tasaisesti koko matkan ajan.
  1. Rakenna muutoskoneisto
    Juoksu-esimerkissä tarvitsit ystävääsi ohjaamaan ja innostamaan sinua kevyesti kohti tavoitettasi. Tarvitsit jotain toista mukaan jakamaan harrastuksen iloja ja suruja. Samalla tavalla isossa organisaatiossa tarvitaan ryhmä ihmisiä edesauttamaan muutoksen tapahtumista. Tätä kutsun muutoskoneistoksi. Muutoskoneisto on ryhmä ihmisiä, jotka omalta osaltaan auttavat muutoksen etenemisessä ja joille se on annettu tehtäväksi. He innostavat ihmisiä muutokseen kahvihuoneissa, kommunikoivat, ovat roolimalleja, näyttävät, miten asioita tehdään uudella tavalla, valmentavat jne. Kun muutos alkaa tapahtua, rupeat saamaan vertaistukea myös muilta, mutta koneisto auttaa muutoksen leviämisessä ja ylläpitämisessä varsinkin alkuvaiheessa, kunnes se sulautuu ikään kuin osaksi organisaatiota.
  1. Tee muutosta yhdessä
    Lisää faktoja, jotka toimivat muutoksessa kuin muutoksessa: Muutos onnistuu varmemmin, kun teet muutosta yhdessä niiden kanssa, joita muutos koskettaa. Joku viisas kerran sanoi, että “If you make it you don’t hate it” tai “If you write it you don’t fight it”. Paras tapa varmistaa, että ihmiset ottavat omistajuutta muutoksesta on se, että he itse suunnittelevat ja tekevät sen. Erityisesti agilessa tämä on tärkeää, sillä agilessa ajatellaan, että muutos pitäisi lähteä ihmisestä itsestään. Tässä tapauksessa on siis erityisen tärkeää ottaa ihmiset mukaan miettimään, mitä tämä muutos tarkoittaa heidän arjessaan. He tietävät parhaiten, millaista arki on ja miten siitä saadaan entistä parempaa. Tämä on myös sitä, että annetaan ihmisten tehdä päätöksiä heidän työhönsä liittyen, mikä kuuluu agileen ajattelutapaan. (empowering)
  1. Varmista johdon tuki
    Sitten kaikista tärkein asia: johto. Hommahan menee niin, että yhdessä ääripäässä yrityksissä, joissa on perinteinen johtamismalli vielä käytössä, me teemme sitä, mitä johtaja sanoo. Joten jos haluamme muutoksen onnistuvan, tulee johdon tukea sitä. Tärkeimmässä roolissa tässä on keskijohto, sillä heillä on vaikutusvaltaa siihen, mitä arjessa tapahtuu. Liian usein keskijohto unohdetaan muutoksiin liittyen ja keskitytään kertomaan muutoksesta ylimmälle johdolle sekä työntekijöille. Siihen väliin tärkeään rooliin jää keskijohto. Jos heiltä tulee ristiriitaista tietoa tavoitteisiin liittyen työntekijän näkökulmasta, eivätkä he tue muutosta, muutosta ei tapahdu.

    Mikäli elämme toisessa ääripäässä, hyvin agilessa organisaatiossa, jossa ei ole hierarkiaa ja meillä on itseohjautuva kulttuuri, jossa saamme itse asettaa omat tavoitteemme, johdolla ei ole kuvaamaani roolia muutoksen läpiviennissä. Suurin osa yrityksistä ei kuitenkaan ole vielä tällä maturiteettitasolla. (Ehkäpä, jos juoksu esimerkissäkin olisimme olleet tällä maturiteettitasolla, olisi juoksun aloitus sujunut ilman ulkopuolista apua. Mutta jos ajatellaan vaikkapa sataa ihmistä. Kuinka todennäköistä on, että nuo kaikki sata ihmistä ovat tällä kyseisellä maturiteettitasolla ja vieläpä samassa yrityksessä töissä? Tämä on siis juurikin asian ydin, josta olemme puhuneet tässä kirjoituksessa.)
  1. Johda, koordinoi ja viesti tehokkaasti
    Viimeisimpänä, mutta ei vähäisimpänä: Tarvitaan joku johtamaan, koordinoimaan ja viestimään muutoksesta. Ilman tätä työtä juokseminenkaan ei olisi onnistunut. Sinulle tässä roolissa oli ystäväsi. Suuressa yrityksessä me tarvitsemme tähän työhön ryhmän ihmisiä. Tarvitsemme niitä, jotka osallistavat ihmiset mukaan yhdessä tekemiseen, järjestävät työpajoja, dokumentoivat ajatukset ja päätökset, pyörittävät verkostoja jatkuvan oppimisen tueksi, johtavat ihmisiä kohti tavoitetta, varmistavat, että kaikki ovat kuulleet muutoksesta ja ymmärtäneet sen. Tämä työ ei tule itsestään vaan siihen täytyy laittaa aikaa ja resursseja.

Siinä olivat seitsemän vinkkiäni agilen muutoksen läpiviemiseksi. Kiitos, että olet kiinnostunut aiheesta. Toivottavasti sait uusia ideoita. Seuraavassa osassa käymme läpi sitä, miten näitä prinsiippejä voi soveltaa käytännössä. Pysy kuulolla!

*Agilella muutoksella tarkoitetaan tässä sitä, että yritys haluaa tehdä transformaation agileen eli suomeksi muuttua ketterämmäksi. Agile muutos termi saatetaan tulkita myös tapana, jolla muutosta tehdään ja toteutetaan. Tästä puhun enemmänkin muutoksen toteutustapana ja tätä aihetta sivuamme vielä tulevissa kirjoituksissa.