Minna Kivimäki: Muutoksen johtaminen onnistuneesti etänä

Pandemian aiheuttama etätyöaika täyttää kohta vuosia ja siirtyy taaperoikään. Vuosi sitten, kun jouduimme äkkiseltään siirtämään kaikki työt etätöiksi, vallitsi pieni epätoivo myös useissa muutosprojekteissa: ”Miten tämä saadaan tehtyä? Ei meillä ole mitään mahdollisuuksia saada tätä onnistumaan!” Ja nyt, kun tarkastelee taaksepäin, huomaa, että olemme itse asiassa saattaneet useammankin muutoksen maaliin täysin etänä ja toisissa olemme oikein hyvässä vauhdissa. 

Ei toki pidä kaunistella tilannetta: on myös useita projekteja, jotka olisivat selkeästi hyötyneet yhteisestä kasvokkain vietetystä ajasta ja jotka ovat melkoisen solmussa ja etenevät hitaasti osin etätyöajasta johtuen, osin muista syistä. 

Yhteinen ymmärrys tavoitteista 

Muutosprojekteissa voi siis onnistua myös etänä. Mikä sen mahdollistaa? Jos mietitään ensin itse projektitiimiä ja sen johtamista. On ensiarvoisen tärkeää, että suunta pidetään kirkkaana mielessä koko ajan ja että sitä tarkastellaan säännöllisesti koko tiimillä. Tekemisen yhteinen tavoite hämärtyy helposti, kun työskentelee yksin oman työpöytänsä ääressä. 

Etänä työskentely vaatii enemmän sanallista yhteisymmärryksen hakemista. On helpompi ymmärtää väärin tai unohtaa, kun ollaan vain videokuvaa Teamsissä – tai pahimmillaan vain nimikirjaimet. Tämä kaikki vie luonnollisesti enemmän aikaa: projekti etenee ehkä hitaammin kuin mitä oltiin alun perin ajateltu. 

Muutos ei synny itsestään – ei varsinkaan etänä 

Mitä tulee itse muutoksen aikaansaamiseen etänä, se on mahdollista, vaikkakin vaatii ehkä enemmän ponnisteluja.

Ihmisten mukaan ottaminen muutoksen pohdintaan jo alkuvaiheessa ja koko muutosmatkan aikainen mahdollisuus osallistua korostuvat. Ihmisille tulee tunne osallisuudesta ja hallinnasta; he tulevat muutoksentekijöiksi, ei kotikonttorilla piilotteleviksi muutoksenpakoilijoiksi.  

Muutosta on mahdoton johtaa sokkona 

Muutosviestiä tulee myös jaksaa toistaa kaikissa tarpeellisissa kanavissa ja tarjota ihmisille runsaasti erilaisia mahdollisuuksia kysyä kysymyksensä, sillä välittömän palautteen saaminen voi etänä olla vaikeampaa. 

Samasta syystä myös muutoksen mittaamisen tärkeys korostuu: etänä et kuule etkä näe pinnan alla kuplivia keskusteluja ja ajatuksia, ja on vaikeampi havaita muutoksen etenemistä. Mittaus ulottuu organisaation syövereihin ja tarjoaa elintärkeää dataa muutoksen johtamiselle – ethän halua ohjata investointiasi täysin sokkona.  

Kaikkinensa etänä johdetun muutoksen onnistumisessa korostuu muutoksen etenemisen ja pysymisen seuranta. Muutosprojekti on usein vain muutoksen lähtölaukaus, ja isoin osa työtä on se, kuinka muutosta ylläpidetään. Jos muutosprojekti on toteutettu etänä, panostaisin erityisen paljon juuri muutoksen pysyvyyden varmistamiseen. 

Kannattaa vielä lukaista Mira Dahlmanin blogi ihmislähtöisestä etäjohtamisesta. Siinä on paljon samoja elementtejä kuin ihmislähtöisessä muutoksen etäjohtamisessa.