Kirsi Keränen: Uusi tutkimus selvitti ylimmän johdon suhtautumista yrityksissä tehtäviin muutosprojekteihin

Kerroimme aiemmin CCEAn ja Aalto-yliopiston johtamisen ja kansainvälisen kaupan maisteriopiskelijan Nikolaos Magalioksen pro gradu -yhteistyöstä. Nikon gradun otsikko on “Comprehension and understanding of change among senior leaders”, ja pääasiallinen tutkimuskysymys “How do senior managers in top-tier Finnish companies make sense and deal with planned changes in their organization?”. Voit tulla kuuntelemaan lisää tutkimustuloksista CHANGE-webinaariin 16.3.!

Meille CCEAlla Nikon gradun keskeinen anti liittyy ylimmän johdon ratkaisevaan ja monipuoliseen rooliin muutosprojekteissa. Tutustutaan tutkimustuloksiin hieman tarkemmin!

Suunniteltu muutos

Mielenkiintoinen ja tärkeä sana gradun tutkimuskysymyksessä omasta näkökulmastani muutoksen asiantuntijana on “planned”, suunniteltu, joka muodostaa gradun perustan ja on omalla tavallaan ristiriidassa sanan muutos kanssa, joka usein mielletään asiaksi, joka vain tapahtuu eikä sitä voi suunnitella.

Muutoksesta on tullut pysyvä osa liiketoimintaa, johtuen niin toimintaympäristön yllättävistä muutoksista kuin yrityksistä itsestään. Muutosta suunnitellaan osaksi strategiatiekarttoja sekä aktiviteettisuunnitelmia. Muutoksen läpiviejän näkökulmasta on mielenkiintoista, että gradua varten haastateltu ylin johto mieltää muutoksen oleelliseksi/välttämättömäksi osaksi liiketoiminnan jatkuvuutta sekä selviytymistä, kun tutkimus samaan aikaan indikoi, että he ymmärtävät, että ihmiset ovat luonnostaan vastahakoisia muutosta kohtaan. Ei kovin helppo yhtälö ratkaistavaksi, ja kuitenkin muutoksia toteutetaan kaiken aikaa.

Osana tutkimustaan Niko halusi selvittää, miten ylin johto näkee oman roolinsa suunnitellun muutoksen ja organisaation sopeutumis-/mukautumiskyvyn tasapainottelussa. Gradun mukaan sekä muutoksen käsittelyyn, että merkityksen luomiseen liittyy joitakin keskeisiä tekijöitä, joilla on eniten merkitystä silloin, jos johtajana haluat työtekijöidesi omaksuvan muutoksen onnistuneesti. Nämä tekijät voidaan kiteyttää kolmeksi “hatuksi”, joita ylimmän johdon tulee kantaa: merkityksen luominen, muutoksen mahdollistaminen sekä onnistumisen varmistaminen.

Ylin johto merkityksen luojana

Tutkimus nostaa nokkelasti esille, että ylimmän johdon ensisijaisena tehtävänä on käytännössä jatkuvasti parantaa yhtiöidensä tuottavuutta, joka käytännössä tarkoittaa oikeanlaisten muutosten tekemistä oikeaan aikaan, organisaatiossa saatavilla olevien keinojen avulla.

Myös haastatellut johtajat tunnistavat muutoksen liiketoiminnan perusolemuksena. Oma kokemukseni kuitenkin on, että on johtajia, jotka eivät tunnista tätä yhteyttä, johtaen kokonaan tai suunnittelemattomiin muutoksen läpiviennin yrityksiin heikoin tuloksin. Ylimmällä johdolla tulee olla keskeinen rooli haluttujen muutosten merkityksen luojana, ja auttaa muuta organisaatiota ymmärtämään miksi muutos on tarpeen. Eri yleisöjen tunnistaminen, tarinallistamisen hyödyntäminen, kannustimet, ja selkeys henkilöstön motivoinnissa ovat gradussa mainittuja esimerkkejä hyväksi koetuista käytännön toimista.

Muutosasiantuntijan näkökulmasta muutoksen käsittely suunniteltuna tapahtumana ja selkeä johtajuus läpi koko muutosprosessin ovat keskeisiä onnistuneen toteutuksen kannalta.

Ylin johto muutoksen mahdollistajina

Gradun mukaan onnistunut muutoksen omaksuminen alkaa käytännönläheisillä asioilla, kuten päätöksenteolla, suunnittelulla sekä onnistuneeseen läpivientiin riittävien resurssien nimeämisellä, emmekä voisi CCEAlla olla enempää samaa mieltä.

Tämän tyyppinen ylimmän johdon mukanaolo ja muutosprosessin omistajuus voivat selkeästi parantaa hyväksynnän ja omaksunnan mahdollisuuksia. Heidän osallistumisensa on kuitenkin rajattava mahdollistamiseen ja inspirointiin, sillä mikromanageeraavalla johtajalla on päinvastainen vaikutus. Johtajuus on keskeistä useista eri näkökulmista mahdollistamisesta puhuttaessa.

Gradussa muistutetaan, että kulttuuriin perustuva läpinäkyvä johtaminen rakentaa organisaation muutoskyvykkyyttä. Samalla tavalla vaikuttavat ihmisten valtuuttaminen, osallistaminen, hallinnan jakaminen sekä muutoksen kohteena olevien omistajuuden tunteen kasvattaminen. Ylimmän johdon tulee ottaa itselleen innostajan sekä tarpeen määrittäjän rooli. Tämä johtaa tehdyn tutkimuksen mukaan osallistumiseen, yhdessä tekemiseen ja lopulta omistajuuteen muutosprosessissa.

Kaikki edellä mainitut ovat CCEAn hyvin tuntemia onnistuneen muutoksen omaksunnan rakennuspalikoita. Ilman omaksuntaa odotettuja hyötyjä ei tavoiteta.

Ylin johto onnistumisen varmistajina

Mittaaminen muutosprosessin aikana, eikä vain lopuksi, voi estää väärinymmärrysten ja virhearvioiden syntymisen ja parantaa onnistumisen mahdollisuuksia. Gradun mukaan on ylimmän johdon tehtävä varmistaa, että näkemyksiä mitataan sekä tunnistaa muutosprosessin kohdat, joissa mentiin metsään ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin.

Olen todistanut useamman kuin kerran, kuinka mielipiteitä on kysytty, mutta kyselytuloksia ei ole millään tavoin käsitelty johdon toimesta. Näissä tapauksissa ihmiset lopettavat nopeasti vastaamasta, ja muutosprosessi täytyy viedä päätökseen pimeässä johtaen huonoihin tuloksiin joka kerta.

Nikolaos huomauttaa gradussaan, että implisiittisesti haastatellut johtajat pitävät itseään vastuussa muutosvalmiuden ja -kapasiteetin luomisesta omissa organisaatioissaan. Kuinka onnistuneita muutoksia näkisimmekään, jos aihe nousisi eksplisiittisesti ja usein käsiteltäväksi aiheeksi johtoryhmien pöydissä. Millä tavoin ylin johto sinun organisaatiossasi suhtautuu muutokseen?

Ilmoittaudu CHANGE-webinaariimme ja tule kuulemaan tarkemmin tutkimustuloksista!