Marja Saarentaus: Johtajat ja linjaesimiehet ovat muutoksen mahdollistajia – myös ERP-muutoksissa

Kun halutaan varmistaa onnistunut ERP-muutos, tulee huomioon ottaa pitkä lista erilaisia asioita. Tämä blogi keskittyy yhteen olennaiseen muutoksen mahdollistajajoukkoon: johtajiin ja linjaesimiehiin.

Johtajat ja linjaesimiehet etulinjassa

Prosci-raportin mukaan muutossponsorin merkitys on verrannollinen projektin menestykseen. Hyvä sponsori on yhtä kuin hyvät tulokset, sillä aktiivinen ja näkyvä sponsori kasvattaa merkittävästi esimerkiksi sitoutuneisuutta. He asettavat vision, ottavat omistajuuden muutoksesta, näyttävät suunnan ja osoittavat sitoutuneisuutta omalla toiminnallaan.

Uuden ERP-järjestelmän käyttöönottaminen on suuri muutos monelle yrityksen sisällä. Johtajien vastuu tällä matkalla on korostaa, MIKSI muutos on tärkeää yritykselle ja KUINKA yksilöt ovat mukana siinä. Myöskään toistamisen merkitystä ja tärkeyttä vuosien suunnittelun ja käyttöönoton aikana ei kannata aliarvioida. Näytä suunta, puhu hyödyistä ja seuraa niitä säännöllisesti vuosien aikana.

Linjaesimiesten vastuulla on lisätä paikallisesti ymmärrystä siitä, MITÄ ERP-muutos tarkoittaa tiimille ja yksilöille. Sen lisäksi, että linjaesimiesten tehtävä on osallistua itse työhön, tulee heidän ymmärtää muutosprosesseja ja siihen liittyviä työvaiheita, uudistaa ja päivittää rooleja, linkittää uudet yhtymäkohdat muiden tiimien tekemisiin ja uusiin kollegoihin. Usein ERP-muutosten myötä työtehtäviä ja tiimejä tulee uudelleenorganisoida, jotta tavoitteet ja hyödyt voidaan saavuttaa uusien työskentelymallien kautta. Ja kaikki tämä on päivittäisten rutiinitöiden ja projektien ohella tehtävää työtä.

Puun ja kuoren välissä

Uuden ERP-järjestelmän ja uusien työskentelytapojen myötä muuttuvat myös prosessit, roolit ja vastuut sekä kuinka linjaesimiehet johtavat eri prosesseja: mitä prosessia käytetään missäkin tapauksessa, kenen toimesta, millaista päätöksentekoa tarvitaan ja kuka on päätöksentekijä.

Muutosprojektin etenemisessä on tärkeää, että seuraavat asiat ovat mukana sen kaikissa vaiheissa, sekä sponsorin että linjaesimiehen näkökulmasta:

  1. Ymmärrä tapahtuvaa muutosta, aina lähtötilanteesta tavoitetilanteeseen ja miten se kommunikoidaan.
  2. Ota omistajuus muutoksesta ja avaa ymmärrettävämmäksi tavoitteita, joita muutoksella on tarkoitus saavuttaa.
  3. Valmistaudu tekemään päätöksiä muutoksista, joihin organisaatiosi tulee varautua. Linjaesimies on tämän keskiössä.

1. Ymmärrys lähtötilanteen ja tavoitetilanteen välisestä muutoksesta

Johtaja:

  • Määrittele yrityksen näkökulmasta, miksi muutosta tehdään.
  • Määrittele, kuinka oletat yksilöiden osallistuvan muutokseen.
  • Osallistumalla tapaamisiin osoitat oman sitoutuneisuutesi projektiin.
  • Toistamalla osoitat johdonmukaisuutta ja kestävyyttä.

Linjaesimies:

  • Rakenna tarina, kuinka tiimisi tai organisaatiosi on osa muutosta, ja perusta se projektin odotettuihin etuihin.
  • Seuraa kehitystä ja pyydä tukea, jotta muutos ymmärretään yksityiskohtaisemmin.
  • Varmista, että tavoitetilan toimintatavat ymmärretään, osallistu määrittelytyöhön silloin, kun johtajuutta tarvitaan.
  • Tarkenna lähtötilanteen ja tavoitetilan väliset erot ja keskustele niistä tiimin kanssa.
  • Ymmärrä, että organisaatiosi pärjää parhaiten ERP-käyttäjänä, kun se opettelee uudet toimintamallit ajoissa: varmista, että valmistautumiselle ja uusien työskentelytapojen oppimiselle on riittävästi aikaa.

Suhtautumistamme muutokseen on hyvä tarkastella hieman syvemmin. Aivojemme rationaalinen puoli vaatii ymmärrystä, kun taas ajatteluamme haastava tunnepuoli saattaa nähdä muutoksen uhkana eikä niinkään mahdollisuutena kehitykselle. Käytännöllinen puoli vuorostaan ohjaa kuinka muutamme päivittäisiä rutiinejamme uusiin ja muutamme käytänteemme pysyvästi.

2. Ota omistajuus muutoksesta ja etujen ymmärtämisestä

Johtaja:

  • Toista miksi- ja kuinka-näkökulmia, osoita johdonmukaisuutta ja kestävyyttä.
  • Osallistumalla tapaamisiin osoitat oman sitoutuneisuutesi projektiin.

Linjaesimies:

  • Projektin edetessä syvenny hyötyihin yksityiskohtaisemmin ja linkitä ne muuttuneisiin työskentelytapoihin. Varmista, että hyödyt ovat toteutettavissa
  • Jotkin hyödyistä ovat yritystasoisia tai olennaisempia toisille organisaatioille ja tiimeille. Siksi on tärkeää ymmärtää oma roolisi tulevaisuuden asetelmassa.
  • Ohjaa omaa organisaatiotasi/tiimiäsi tekemään suunnitellut toimenpiteet muutosprosessissa. Varmista, että tiimillä on riittävästi aikaa valmistautua ja oppia uusiin työskentelytapoihin.
  • Osallistu määrittelytyöhön, miten roolit ja vastuut tulevat muuttumaan muutoksen myötä ERP-projektin alkamisesta sen päättymiseen, kun kaikki yksityiskohdat on tiedossa.

3. Valmistaudu tekemään päätöksiä

Johtaja:

  • Varmista, että päätöksentekijät ovat mukana tekemässä ERP:iin liittyviä päätöksiä, sillä ne tulevat määrittelemään organisaatiosi työskentelytavat.
  • Jaa tietoa päätöksistä, joita on jo tehty sekä joita tullaan tekemään.
  • Osallistumalla tapaamisiin osoitat oman sitoutuneisuutesi projektiin.

Linjaesimies:

  • Valmistaudu tekemään päätöksiä ja neuvottelemaan: varmista tulevaisuuden toiminta ja muista, että samalla kyseessä on yritystason projekti.
  • Valmistaudu vertailemaan eri vaihtoehtoja mittaamalla, laskemalla ja analysoimalla.
  • Keskustele ja jaa tuloksia organisaatiosi/tiimisi kanssa.
  • Kun uusia työskentelytapoja otetaan käyttöön, seuraa tarkasti, miten ne tulevat osaksi arkea.

Kuinka turvata onnistuneen muutoksen toteutuminen?

Aiheeseen liittyvää materiaalia on saatavilla runsaasti, mutta jos olet johtaja tai linjaesimies, pidä nämä asiat mielessäsi:

  • Ole mukana, ymmärrä mistä puhutaan, jotta voit ottaa kantaa ja keskustella siitä organisaatiosi/tiimisi kanssa.
  • Haasta itseäsi, kollegoitasi ja koko organisaatiota, mutta ole valmiina myös tekemään kompromisseja koko organisaation eduksi.
  • Ymmärrä käytettävissä olevien resurssien määrä, sillä se sanelee, kuinka nopeasti on mahdollista suoriutua.
  • Pidä yllä etenemissuunnitelmaa ja jaa se tiimillesi.
  • Hyväksy epävarmuus ja rohkaise ihmisiä tekemään päätöksiä siitä huolimatta.
  • Älä jähmety, jos et tiedä vastausta tai sinulla ei ole riittävästi aikaa – kysy silloin apua. On helpompaa ja edullisempaa korjata asiat etukäteen.
  • ERP-projekti on jatkuvaa oppimista ja oppien hyödyntämistä lopputuloksen kehittämiseksi.