Mona Valkiaranta: Varmista muutoksesi onnistunut läpivienti: 4 syytä mitata ihmisten kokemusta muutoksesta

Organisaatioissa tapahtuvissa muutoksissa tärkein tavoite on usein tavalla tai toisella työntekijöiden käyttäytymisen muuttaminen, oli kyse sitten globaalista ERP-järjestelmän muutoksesta tai kokouskäytäntöjen hiomisesta uuteen uskoon.

CCEAn kehitysjohtaja Kimmo Vättö kirjoitti blogitekstissään muutoksen mittaamisen hyödyistä: “Onnistunut muutos vaatii aina pysyvän muutoksen yksilötasolla, sillä organisaatiot eivät muutu vaan yksilöt muuttuvat. Muutoksen onnistumisen edellytysten systemaattinen mittaaminen mahdollistaa reagointia vaativien asioiden tunnistamisen ja ennakoivien päätösten tekemisen erittäin tarkalla fokuksella.”

Kokemusmittausta voisikin kuvata muutoksen läpiviennin vakuutukseksi, jonka avulla varmistetaan, että tarvittavat toimenpiteet löydetään ja toteutetaan ajoissa. Näin muutoksen läpiviennin arviointi tapahtuu reaaliajassa, eikä vasta projektin päätteeksi. Tämä on hyvin tärkeää, sillä emme perinpohjaisellakaan suunnittelulla ja valmistelulla kykene ennustamaan, miten eri ryhmät kokevat muutoksen. Seuraavaksi käydään tarkemmin läpi muutoksen mittauksen neljä tärkeintä hyötyä, jotka varmistavat ja vakuuttavat muutoksen onnistumisen.

4 syytä mitata ihmisten kokemusta muutoksissa:

  1. Mittauksen avulla ennakoidaan muutoksen onnistumista
  2. Kohdennetut toimenpiteet nopeuttavat muutosta ja tuovat säästöä
  3. Tulosten jakamisen tuoma läpinäkyvyys kasvattaa luottamusta
  4. Kuulluksi tulemisen kokemus sitouttaa muutokseen

1. Mittauksen avulla ennakoidaan muutoksen onnistumista

Ihmisten kokemuksen mittaaminen tarjoaa mahdollisuuden muutoksentekijöille varmistaa muutoksen läpiviennin onnistuminen, ja projektin edetessä voidaan tulosten ohjaamana tarvittaessa hioa suunnitelmia ja toteutustapoja. Tulosten perusteella tehtyjen toimenpiteiden avulla päästään tilanteeseen, jossa jokainen ihminen ymmärtää muutostarpeen, on sitoutunut muutokseen ja lopulta myös muuttaa käyttäytymistään työarjessa sen vaatimilla tavoilla.

2. Kohdennetut toimenpiteet nopeuttavat muutosta ja tuovat säästöä

Tehokkaimmat tavat viedä muutosta läpi vievät aikaa. Kokemusmittauksen avulla voidaan löytää organisaatiosta ne ryhmät, jotka kokevat muutoksessa ongelmia. Kohdennetut toimenpiteet ovat selvästi tehokkaampia ihmisten asenteisiin ja käyttäytymiseen vaikuttamisessa, sillä ne mahdollistavat kaikille juuri heille relevantin tiedon jakamisen ja vuorovaikutteisempien kanavien käytön, mikä lopulta sitouttaa ihmisiä massaviestintää paremmin muutokseen. Koska toimenpiteitä voidaan kohdistaa vain juuri tukea tarvitseville ryhmille, säästää organisaatio myös aikaa ja rahaa – ja samalla ihmiset pysyvät tyytyväisempinä.

3. Tulosten jakamisen tuoma läpinäkyvyys kasvattaa luottamusta

Yksilötasolla läpinäkyvät toimintamallit lisäävät työntekijöiden luottamusta organisaatioon. Celkee Insight -työkalussa vastaajat eivät ainoastaan jaa omia näkemyksiään, vaan pääsevät vastaamisen jälkeen tarkastelemaan omia vastauksiaan suhteessa muiden vastauksiin. Lisäksi mittauksessa ja viestinnässä ohjataan ajatusten jakamiseen omalla nimellä, sillä omalla nimellä mielipiteiden jakaminen kannustaa rakentavan kritiikin antamiseen, luo luottamusta työntekijöiden ja johdon välille sekä avaa keskusteluyhteyksiä organisaation sisällä.

Joissain tilanteessa työntekijät saattavat aluksi arastella omalla nimellään kommenttien jättämistä, mutta tämä usein helpottaa, kun vastaajat näkevät kollegoidensa nimellä jakamia ajatuksia ja huomaavat johdon käsittelevän palautteita asiallisesti. Tämä osaltaan lisää myös psykologisen turvallisuuden tunnetta ja sitä kautta hyvinvointia organisaatiossa. Psykologisesta turvallisuudesta työympäristössä voit lukea enemmän CCEAn johtavan konsultin Mira Dahlmanin artikkelissa.

4. Kuulluksi tulemisen kokemus sitouttaa muutokseen

Mahdollisuus kertoa omasta kokemuksesta ja saada äänensä kuuluviin sitouttaa ihmisiä muutokseen, ja siten motivoi muuttamaan käyttäytymistä muutoksen vaatimalla tavalla. Ihmisten kokemusten mittauksessa on hyvin tärkeää viestiä vastaajille siitä, että tulokset on käyty tarkkaan läpi, jotta vastaajille jää kokemus siitä, että heidän mielipiteillään on merkitystä.

Kuulluksi tulemisen kokemus on merkittävä osa proseduraalisen oikeudenmukaisuuden eli menettelytapojen oikeudenmukaisuutta, joka osaltaan on tärkeä osa onnistunutta muutosta ja hyvinvoivaa organisaatiota. Tätä oikeudenmukaisuuden kokemusta vahvistetaan myös tulosten läpikäynnin jälkeen kertomalla ihmisille, mitä toimenpiteitä tulosten perusteella aiotaan toteuttaa. Näin ihmiset jakavat mieluusti myös myöhemmillä mittauskierroksilla ajatuksiaan muutoksen edetessä.

Voit lukea lisää siitä, miten muutoksen kokemusmittaus mahdollistaa onnistuneen muutoksen läpiviennin Kimmo Vätön blogissa. Lisäksi voit kuulla muutoksen mittaamisesta lisää CCEAn CHANGE-webinaarissa: Muutosportfolion johtaminen ja mittaaminen tiistaina 15.6.2021. Aiheesta keskustelemassa on AFRYn digitalisaatiomuutosten Program Manager Mari Barck sekä CCEAn johtava konsultti Juha Lindfors.