Kati Laine-Kokki: Konsultti muutoksen kotoistajana

Olen usein ihastellut kaksikielistä materiaalia tuottaessani tai kääntäessäni, miten eri kielillä asioita sanotaan eri tavoin. Sen lisäksi, että kielioppi ja kielen rakenteet eivät aina taivu samanlaiseen muotoon kuin alkuperäisessä kielessä, sisällön muokkaamiseen ymmärrettäväksi vaikuttavat historia, ympäristö, jaetut kokemukset ja muu kulttuuri.  

Myös me konsultit olemme usein eräänlaisessa käännöstilanteessa: muutoshanke pitää muotoilla kotoisaksi niille, joille siitä kerrotaan. Tämä taas ei onnistu ennen kuin lähtötilanne on selvä. Useimmiten aloitammekin muutoksen läpiviennin siitä, että kartoitamme yksityiskohtaisesti mistä muutoksessa on kysymys: mikä muuttuu ja miten. Kaikilla muutoksessa mukana olevilla täytyy olla yhteinen käsitys siitä, minkä kanssa ollaan tekemisissä. Vasta sen jälkeen on mielekästä suunnitella toimenpiteitä, joilla muutos toteutetaan. 

Kun muutoksesta aletaan viestiä, tavoitteena on, että kerromme muutoksesta tutuilla sanankäänteillä niin, että vastaanottaja ymmärtää, mistä puhumme. Viime kädessä muutokseen liittyy hyvin paljon kotoistamista, muutoksen sovittamista paikalliselle kohderyhmälle.

Muutosviestinnässä on tärkeää puhua samaa kieltä kohderyhmän kanssa

Saman kielen puhuminen ei välttämättä tarkoita sitä, että kun teemme muutoksen, puhuisimme kaikkia mahdollisia kieliä ja murteita. Toki ymmärrystä helpottaa, mikäli on tottunut eroihin vaikkapa porilaisen, joensuulaisen ja töölöläisen ilmaisun välillä, saati eri yritysten oman jargonin tai kansainvälisten yritysten käyttämään kielen.

Saman kielen puhuminen tässä kuitenkin tarkoittaa sitä, että eri asioiden parissa työskenteleville ihmisille kerrotaan mahdollisimman konkreettisesti siitä, mitä heidän työltään ja toimintatavoiltaan odotetaan muutoksessa.  

Muutostarina kannattaa laittaa kuntoon 

Muutoksen määrittelyvaiheen aikana syntyvä aineisto on erinomainen pohja muutostarinalle. Itse muutostarina ei ole mitään satuilua, kuten kollegani Minna Kivimäki on myös aikoinaan todennut blogissaan, vaan itse asiassa muutoksen kovinta ydintä. Sen avulla muutoksesta on helppo kertoa.  

Tarinan perusosan pitäisi olla kaikilla muutoksen kanssa tekemisissä olevalla samansisältöinen. Sama sisältö voidaan muokata kunkin asiasta puhuvan ja viestivän suuhun sopivaksi – kunhan muistetaan varmistaa se, että vastaanottaja ymmärtää, mistä puhutaan. Usein hienosäädämme sisältöä kohderyhmästä riippuen muutosprosessin aikana. Tämä saattaa tarkoittaa uusien työpajojen järjestämistä, jotta saadaan selville, mitä muutos juuri tälle kohderyhmälle ja juuri nyt tarkoittaa. Säännöllisellä kertaamisella ja tarinan päivittämisellä kautta kohderyhmien varmistetaan, että tuo ymmärrys myös säilyy ja muutos on pysyvä.

Ja kuten kaikessa viestinnässä, myös muutoksesta viestittäessä on hyvä testata, ymmärretäänkö viesti toivotunlaisena. Muutoksessakin vain viestin vaikutuksella, sillä miten se ymmärretään ja mitä viesti saa aikaan, on lopputuloksen kannalta merkitystä.