Iida Haikonen: Digitaaliset muutoksenhallinnan työkalut voisivat tehostaa muutosjohtamista

Nykyaikana digitalisointi on läsnä kaikkialla, ja kaikkea mahdollista tehdään palveluna, ”as a Service”. Selvitin diplomityötutkimukseni ohessa, mitä nämä trendit voisivat tarkoittaa muutosjohtamisen kannalta.   

Aihetta lähestyäkseni haastattelin kourallista muutosjohtamisen ammattilaisia. Miltä voisi näyttää digitaalinen muutoksenhallinnan työkalu? Mitä ominaisuuksia muutosjohtamisen ammattilaiset siltä kaipaavat? Mitä potentiaalista arvoa digitaaliset työkalut voisivat heille tarjota? 

Tiivistettynä, haastateltavat toivoivat muutoksen työkalulta kuutta ominaisuutta: 

1. Käytettävyys 

Ei varmaankaan yllätä, että käytettävyys nousi esille yhtenä tärkeänä ominaisuutena. Hyödyllinen työkalu on helppokäyttöinen, eikä sisällä liikaa pakollisia täytettäviä kenttiä, jotka tekevät käytöstä hidasta ja vaivalloista tuhoten työkalun hyödyllisyyden. Lisäksi on toivottavaa, että kaikki muutoksen työkalut ovat yhdessä järjestelmässä. 

2. Ohjaus ja opetus 

Hyödyllinen työkalu sisältäisi erilaisia mallipohjia, tehtäviä ja muistilistoja ohjaamaan ja tukemaan muutoksen etenemistä. Sen lisäksi, työkalu voisi liittää tehtäviin relevanttia teoriataustaa ja tutkimusdataa perustellen, miksi juuri tietyssä muutosprosessin kohdassa kannattaa tehdä tietyllä tavalla. Näin ollen työkalu ei vain ohjaisi käyttäjäänsä, vaan myös opettaisi muutosjohtamista.  

3. Systemaattisuus 

On olennaista, että tehtävät, mallipohjat, muistilistat ja teoriapläjäykset tulevat oikeaan aikaan ja oikeassa järjestyksessä. Muutosjohtamisen ammattilaiset toivoivatkin tuekseen työkalua, joka tarjoaa systemaattisen metodin muutokseen. Työkalun tulisi esittää tarvittavat askeleet etenemiselle, antaa tehtävät jokaiseen vaiheeseen ja ohjata käsittelemään kaikki tarvittavat elementit, kuten sidosryhmäanalyysit ja viestintäkanavat.  

4. Modulaarisuus 

Työkalun tulee olla modulaarinen. Jos koko kompleksinen muutoskokonaisuus lävähtää työpöydälle kerralla, aiheutuu vain epäselvyyttä, turhautumista ja harmaita hiuksia. Sen sijaan pitäisi olla mahdollisuus lähestyä muutosta pienissä paloissa, ja aloittaa esimerkiksi vain alkuvaiheen arvioinnista. Myöhemmin voisi syventyä muutokseen omaan tahtiin ja siirtyä uuteen relevanttiin osioon, kun itse haluaa. Eteneminen olisi siis fokusoitua, ja työkalu kysyisi kerrallaan vain niitä kysymyksiä, jotka sillä hetkellä ovat tarpeellisia. Näin tukea tarjoutuisi myös kompleksisiin kokonaisuuksiin, ja epämääräisemmässäkin muutoksessa löytyisi tarttumapintaa liikkeellelähtöä varten. 

5. Muokattavuus 

Haastateltavat huomauttivat, että työkalun tulisi personoitua kohdeorganisaatiolle riittävästi, jotta syntyisi aitoa hyötyä. He toivoivat, että kokonaisuutta voisi konfiguroida itse esimerkiksi lisäämällä ja piilottamalla moduuleja, ja muokkaamalla näkymää korostamaan itselle relevantteja asioita. Näin työkalusta voisi mm. valita eri moduuleja oman tarpeen ja organisaation maturiteetin mukaan.

Hyötyä nähtiin vielä enemmän, mikäli manuaalisen muokkauksen ohella työkalu kustomoituisi automaattisesti. Yhdessä vaiheessa syötetyt tiedot voisivat generoida suosituksia esim. keinoista, kanavista, toimenpiteistä ja aikatauluista, ja oikeat pohjat tulisivat täytettäväksi juuri oikeassa vaiheessa. Järjestelmä voisi myös muistuttaa nimenomaan tietyn tyyppisessä muutoksessa tärkeistä asioista, sillä esimerkiksi kulttuurimuutos voi vaatia hyvin erilaisia toimia kuin järjestelmän käyttöönotto.  

6. Mittaus 

Viimeiseksi muutosjohtamisen ammattilaiset toivoivat, että järjestelmän kautta voisi mitata muutosta eri vaiheissa ja nähdä säännöllisesti toiminnan tulokset organisaation arjessa. Tuloksiin perustuen he voisivat itse tehdä korjaustoimenpiteitä, ja lisäksi työkalu voisi tuottaa ehdotuksia ja kustomoida sisältöä mittausten pohjalta. 

Mikäli työkalu olisi näiden toiveiden suuntainen, näkisivät muutosjohtamisen ammattilaiset siinä monia potentiaalisia hyötyjä. Heidän mukaansa tällainen digitaalinen työkalu voisi tehostaa muutosjohtamista tukemalla läpivientiä, strukturoimalla lähestymistapaa ja tarjoamalla yhden järjestelmän kaikille muutoksenhallinnan työkaluille ja tehtäville. Lisäksi järjestelmä tehostaisi taustatiedon keräämistä, parantaisi muutosta varten kerättävän datan laatua ja mahdollistaisi vertailudatan kokoamisen tulevaisuuden päätöksenteon ja priorisoinnin tueksi.