Piia Puska: Hyvä muutosviestintä ei tapahdu sattumalta

Viestintä yleensä epäonnistuu – paitsi sattumalta. Käsi ylös, kuka on kyllästynyt kuulemaan tämän? Olen väitteestä eri mieltä, varsinkin muutosjohtamisen yhteydessä. Mutta miksi sitä sitten toistellaan? Viestintä on olennainen osa muutoksen läpivientiä ja onnistunut muutosviestintä ei ole sattuman kauppaa.

Tässä jutussa pysähdymme pohtimaan, kuinka voisimme muutoksen keskellä varmistaa, että henkilöstö ei koe viestinnän epäonnistuneen.

Kenen vastuulla on muutosviestintä?

Tähän vastaisin, että kaikkien muutoksessa mukana olevien. 

Muutos- ja viestintäammattilaiset tekevät suunnitelmia, tukevat ja varmistavat tärkeiden viestien välityksen koko organisaatiolle, mutta muutoksen tärkein dialogi käydään lähijohtajan ja tiimin välillä. Onnistuneissa muutoksissa myös ylin johto viestii aktiivisesti muutoksen seurauksista.

McKinseyn tutkimus transformaatioista (2015) osoitti, että johtajien kannattaa panostaa jatkuvaan viestintään, jonka keskiössä on räätälöity ja sitouttava muutostarina. Aktiivisella viestinnällä, jossa ollaan avoimia transformaation vaikutuksista, on enemmän vaikutusta muutoksen onnistumiseen kuin esimerkiksi suorituskyvyn johtamisella tai kyvykkyyksien rakentamisella. Tutkimusraportissa myös todettiin, että muutostarinan kertominen alussa ei suinkaan riitä, vaan muutoksen etenemisestä ja onnistumisista tulee viestiä jatkuvasti, jotta asia pysyy ihmisten mielessä. Näin ei synny kuilua sen välille, mitä henkilöstö uskoo tapahtuvan ja mitä he todellisuudessa näkevät tapahtuvan.

Spekulaatiot täyttävät viestinnän puutteen aiheuttaman tyhjiön

Aina meillä ei ole vastauksia kaikkiin kysymyksiin ja on tilanteita, joissa tiettyjä asioita emme voi viestiä ennen kuin asia on julkinen. Tämä ei kuitenkaan poista tarvetta viestiä ja olla läsnä. Huhuille ja arvailuille ei kannata antaa tilaa, sillä ne ovat omiaan aiheuttamaan epäluuloja ja väärinymmärryksiä. Ole siis aina muutostilanteissa rehellinen, johdonmukainen ja proaktiivinen.

‘One size fits all’ ei myöskään päde muutoshankkeiden viestinnässä

Miten tämä liittyy minuun? Siinäpä kysymys, joka vaatii vastauksen. Jokaisen työntekijän tulee ymmärtää, mitä hänen pitää tehdä muutoksen aikaansaamiseksi. Erilaisissa rooleissa olevat ihmiset voivat tarvita erilaisen lähestymistavan, mutta kaikki arvostavat selkeää kieltä. Jargonia ei saa viestijää näyttämään yhtään pätevämmältä. Mikäli tämä aihe kiinnostaa enemmän, lue kollegani Kati Laine-Kokin blogi.

On myös hyvä muistaa, että ihmiset oppivat eri tavoin. Yksi sisäistää lukemalla, toinen kuuntelemalla ja kolmas pitää videoista. Hyvän kuvan voimaa ei kannata aliarvioida, sillä se saattaa auttaa palauttamaan mieleen kerran läpikäydyn asian. Mutta kyllähän me tiedämme, että kerta ei näissä hommissa riitä. Viestiä pitää jaksaa toistaa kuin olisi levy jumissa, jotta se saavuttaa varmasti kaikki.

Emme ole ajatuksenlukijoita

Goforen Recording-podcastissa, KONEen Lotta Vuoristo ja Auli Packalén CCEAlta keskustelevat muutosjohtamisesta. Haastattelussa Lotta Vuoristo korostaa myös kuuntelun tärkeyttä ja muistuttaa, että meillä ihmisillä on sisäinen tarve tulla kuulluksi.

Kuuntelu on usein puhetta arvokkaampaa, kun tiimiä kohtaa muutos. Kuuntelun avulla pääsee kiinni tiimissä vallitseviin tunteisiin ja siihen, mitä tiimi tarvitsee muutoksen läpiviemiseen. Hyvä viestintä pohjautuu aktiiviseen kuunteluun ja sillä voidaan rakentaa psykologista turvallisuutta muutostilanteissa.

Muutosviestinnässä voi onnistua

Kun keskityt muutoksessa ihmisiin teknisen projektin sijaan, tulee viestinnästä luonnollinen osa muutoksen läpiviennin työkalupakkiasi. Älä jätä muutosviestintää sattuman varaan, vaan tee tietoista työtä. Loppujen lopuksi kyse on meistä ihmisistä ja kuulluksi tulemisen tarpeesta.