Äkillinen ja arvaamaton muutos, osa 2: Tasapainota työtä ja tee tilaa muutokselle

Äkillisen ja arvaamattoman muutoksen blogisarjan ensimmäisessä osassa alustimme sitä, kuinka nopeasti muuttuvassa tilanteessa johdon on oltava jatkuvasti organisaationsa pulssilla ja että toiminnan tulee nojata arvoihin, kun tietoa on vähän. Totesimme myös, että äkillisen – samoin kuin ennakoidun ja pitkäkestoisen – muutoksen onnistuminen edellyttää, että ihmiset pystyvät omaksumaan uusia toimintatapoja ja luopumaan vanhoista.

Tässä osassa avaamme tarkemmin ihmisen tekemisen kokonaisvaltaisuutta ja sen merkitystä muutoksen johtamisessa. Miten varmistaa, että äkillisen muutoksen tapahtuessa päivittäisen työn tekemiseen riittää aikaa ja jaksamista? Entä miten konkretisoidaan tilanne ja kommunikoidaan se selkeästi nopeasti muuttuvassa tilanteessa?

Jatkamme muutoksen nelikentän parissa ja tarjoamme jälleen avuksi aiheisiin liittyviä muutosjohtamisen työkaluja. Tässä osassa käytämme nelikentän kahta seuraavaa linssiä: 1) strategisella tasolla puhumme kapasiteetin ja kuormituksen hallinnasta muutoksen mahdollistajana ja 2) operatiivisella tasolla luomme muutoksen perustaa keskittymällä konkretiaan ja arkeen.

Kapasiteetti & kuormitus

Kriisinkin keskellä normaalin arjen ja liiketoiminnan on jatkuttava, mikä myös monesti auttaa ihmisiä kriisin käsittelemisessä. Jokainen uusi muutos vie kuitenkin kaistanleveyttä ja on pois jostain muusta. Jotta päivittäisen työn tekemiseen riittää kaistaa ja kapasiteettia, johdon ja esihenkilöiden tulee äkillisen muutoksen aikana priorisoida tekemistä vielä tavallistakin vahvemmin. Nyt tarvitaan linjauksia: mihin keskitymme ja mitä jätämme lepäämään.

  • Mitkä muutokset ovat sellaisia, jotka tulee viedä läpi, vaikka tilanne ympärillä on arvaamaton?
  • Minkä asioiden pitää jatkua ja edetä? Miksi se on tärkeää?
  • Ja toisaalta: mitä voimme jättää pois juuri nyt?

Työkalu: Hallinnan ympyrä (PDF). Tämän avulla voit tarkastella tilannetta monesta eri näkökulmasta. Hallinnan ympyrässä tunnistetaan asiat, mihin voi itse vaikuttaa ja sitä kautta auttaa hahmottamaan, mihin keskittyä. Se myös vahvistaa toimenpanon kykyä.

Työkalu: TOP 3 -yhteenveto (PDF). Selkeästi tiivistetty, konkreettinen priorisointi luo luottamusta, on helppo omaksua ja vähentää organisaation eri osien itsenäisesti tekemää priorisointia, joka voi olla ristiriidassa kokonaisuuden kanssa.

Konkretia & arki

Koska ihmisten toiminnan muuttuminen on niin keskeistä muutosten onnistumiselle, tulisi tarvittavat muutokset päivittäisessä työssä, työpaikan arjessa ja toimintatavoissa konkretisoida mahdollisimman hyvin. Äkillisissä, arvaamattomissa muutoksissa se voi olla hankalaa. Voi olla, että kukaan ei tiedä, miltä ihmisten arki töissä näyttää muutoksen keskellä ja muutoksen tapahduttua.

Siksi konkreettiset arjen muutokset on hahmotettava yhdessä. Keskijohdon ja esihenkilöiden tehtävänä on keskustella ja tarkentaa omien tiimiensä kanssa, mitkä asiat työpäivässä tai työtehtävissä muuttuvat. On myös hyvä tiedostaa ja tuoda esille, mikä ei muutu.

On tärkeää, että organisaatiossa jokainen ymmärtää, että päätökset on tehty tämän hetken tiedon perusteella. Kun saadaan lisää tietoa ja ymmärrystä, päätöksiä tarpeen mukaan muutetaan. Tämä kannattaa sanoa ääneen. Mitä isompi päätös, sitä selkeämmin ja konkreettisemmin.

Työkalu: Tilannekuva (PDF). Yksinkertaiset työkalut helpottavat keskijohdon ja esihenkilöiden keskusteluja ja tarjoavat selkeän, yhtenäisen tavan viestiä muutokset ja ohjata tekemistä.

Lisää aiheesta

Kapasiteetista ja kuormituksesta voit lukea lisää myös aiemmin julkaistusta blogistamme Riittääkö kaista?

Seuraavassa blogitekstissä puhumme ihmisten sitouttamisesta etenkin äkillisissä muutoksissa, kun aikaa ja tietoa syväanalyysin tekemiseen ei ole. Silloin tarvitaan muutoskyvykkyyttä.

Kirjoittajat:

Petra Alijärvi, konsultti. Petra on katastrofityön ammattilainen, joka on maailmalla oppinut, että aina on syytä olla suunnitelma B ja C.

Minka Keinänen, konsultti. Minka on työskennellyt CCEAlla useamman vuoden muutoshallinnan projekteissa.

Karoliina Krook, seniorikonsultti. Karoliina on kokenut muutoksen ja viestinnän osaaja, joka on tottunut toimimaan nopeasti arvaamattomissakin tilanteissa.