Keskustelen joka päivä asiakkaittemme, Suomen TOP 50 -yritysten johtajien, heidän käynnissä olevista kehityshankkeistaan ja niiden etenemisestä. Keskusteluissa nousee hillittömän hienoja kysymyksiä ja oivalluksia – kirjoitusteni tavoitteena on jakaa oppeja mahdollisimman laajalle kiinnostuneelle yleisölle. Tämä on kutsu dialogiin.
Johtaja, haluatko, että yrityksesi hankkeet kilpailevat ihmisten huomiosta?
Johtajan tehtävä on priorisoida yrityksen hankkeet. Vastata kysymykseen: mikä on meille tärkeintä? Jos johtaja ei sitä tee, jokainen ihminen valitsee arjessa mihin käyttää aikaa. Silloin todennäköisesti mikään hanke ei etene kunnolla tai ihmiset palavat loppuun.
Keskustelimme jälleen asiakkaan kanssa ja hän kysyi: ”Mitä meidän pitäisi tehdä, että saisimme työntekijöidemme huomion tälle hankkeelle? ..koska tämä on tosi tärkeää.” Päädyimme yhdessä siihen, että yrityksen johdon on nostettava asia ihmisten agendalle. Ja annettava sille kasvot – jos se on oikeasti koko yrityksen mittakaavassa tärkeä hanke.
Yhden hankkeen näkökulmasta näyttää usein siltä, että meidän hankkeemme on kaikista tärkein, koska johdon – usein ohjausryhmän – suunnalta tulee heille kannustusta tai painetta saada hanke maaliin. Kun tilannetta katsoo koko yrityksen näkökulmasta, kysymys kuuluu: Mikä on meille yrityksenä tärkeintä? Mikä tuo yritykselle eniten arvoa? Mihin hankkeisiin ihmisten pitäisi käyttää aikaa?
Maailmassa muutos on jatkuvaa ja nopeaa. Yritysten on muututtava jatkuvasti. Ideoita ja kehitystarpeita tulee asiakkailta, omilta ihmisiltä, teknologiatoimittajilta, laeista ja asetuksista, tutkimuksista, yhteistöistä, yritysostoista – ja ei ole yhtä oikeaa tapaa tai absoluuttista sääntöä siihen, miten valita mikä on tärkeintä. Vuoden 2019 tutkimuksemme mukaan suuressa yrityksessä samanaikaisia projekteja ja muutoksia on käynnissä satoja.
Muutostarpeiden vastapaino on resursseihin liittyvät rajoitukset: Aika, raha ja ihmiset. Jos resursseja olisi rajoittamattomasti meidän ei tarvitsisi priorisoida. Nykyisenlaisessa maailmassa meidän on priorisoitava.
Suurin osa ihmisten työajasta, 90–120 % kuluu omien operatiivisten vastuiden hoitamiseen: Myynti, markkinointi, tuotanto, tuotekehitys.. Ihmisten palkitseminen perustuu tyypillisesti siihen, mihin ihmisten fokus halutaan ohjata. Samaan aikaan kehittämisestä vastaavat ihmiset miettivät parhaita keinoja uusien toimintamallien, prosessien, järjestelmien, roolien ja vastuiden käytäntöön viemiseen, mikä taas vaatii aikaa muutosta vastaanottavilta ihmisiltä eli muutoksen kohteilta. Tällä hetkellä näemme globaaleissa yrityksissä seuraavia hankkeita:
- Tietoturvaan liittyvät muutokset ja kyvykkyyden kehittäminen
- Toiminnanohjausjärjestelmän uudistaminen
- Sustainability-kehitys eri näkökulmista
- Lakimuutoksista tai asetusten muutoksista johtuvat liiketoiminnan muutokset
- COVID 19:n jälkeinen (liike)toimintamallien ja organisaation uudistaminen
- Kehittämiseen liittyvän mittaamisen uudistaminen
- MS 365 -ympäristöön tai Google-ympäristöön siirtyminen
Kehityshankkeiden priorisointi tuntuu helpolta, jos eri hankkeet kuormittavat eri yksiköitä: Myynnille on tärkeää CRM-järjestelmän sujuva käyttö, kun taas IT-yksikkö käyttää heille soveltuvaa tehtävienhallinnan järjestelmää.
Entä kun kyseessä on kaikkia yrityksen työntekijöitä koskettavat hankkeet ja muutokset? Esimerkiksi uusi organisaatiomalli, uudet roolit ja vastuut, uusia tuotteita, uusi palkitsemismalli, tai esimerkiksi pieneltä vaikuttava multifactor-autentikaattorin käyttöönotto jokaiselle ihmiselle? Tällöin on tärkeää, että yrityksen johto valitsee ja kommunikoi mikä on meille tärkeintä tänään. Tällä tavoin varmistamme, että ihmisten kehittämiseen ja oppimiseen käyttämä aika ja työpanos kohdennetaan oikeisiin asioihin. Hankkeet etenevät ja liiketoiminta pyörii.
Kuten kaikki tiedämme uuden asian oppiminen ja toimintatapojen muuttaminen on aikaa vievää. Muutokset, projektit ja hankkeet on priorisoitava ja priorisoinnin on oltava kristallinkirkas ihmisille. Näin varmistamme, ihmiset käyttävät ajan oikein, tärkeimmät kehityshankkeet etenevät ja liiketoiminta sujuu kitkattomasti ja yritys menestyy.
