Muutosviestintä voi kompastua erilaisiin virheisiin: viestinnän kieli voi esimerkiksi olla vaikeasti ymmärrettävää, asia liian monimutkaisesti esitetty tai vahingossa paineen alla luvataan liikoja. Onnistuneeseen muutosviestintään kuuluu takaisinkytkentä. Takaisinkytkennällä tarkoitan menetelmää mitata ymmärryksen kasvamista, muutoksen etenemistä ja kerätä palautetta. Menetelmän avulla varmistetaan, että muutosviestintä on saavuttanut tarvittavat kohderyhmät ja viesti on ymmärretty. Jos muutosviestinnässä ei ole toimivaa takaisinkytkentää, viesti hukkuu ja ymmärrystä ei synny, vaikka toistaisitkin viestin monta kertaa.
Käytännössä takaisinkytkentä muutosviestinnän kontekstissa tarkoittaa, että viestintä on aitoa dialogia yksisuuntaisen tiedottamisen sijaan – tällöin tiedämme tarkemmin, mitä viesti puree ja mikä taas ei. Muutosviestinnän takaisinkytkennän avulla voidaan mm. tarkentaa viestintää tietyille kohderyhmille sekä saada arvokasta tietoa, mitkä muutoshankkeen mahdollisista riskeistä kaipaavat lisää huomiota tai osa-alueista, joita pitää tarkentaa viestinnällä. Liian usein viestinnän onnistumista mitataan viikkojen tai kuukausien päästä, kun sitä pitäisi tarkastella reaaliajassa.
Onnistumisen pohjan luominen
Muutoshankkeen alussa fokus on yhteisen suunnan luomisessa, realististen tavoitteiden asettamisessa sekä strategisten viestien tarkentamisessa. Alussa on hyvä varmistaa, että kaikki avainhenkilöt ovat yhtä mieltä muutostarpeen, vision ja pääviestien sisällöstä. Testaamalla viestejä ja keräämällä palautetta niiden toimivuudesta voidaan arvioida muutoshankkeen riskejä, säätää viestiä paremmin ymmärrettäväksi sekä konkretisoida suunnitelmaa ennen kuin se julkaistaan laajemmalle yleisölle. Kun tämä vaihe tehdään hyvin, vältytään seuraavissa vaiheissa huhuilta tai turhilta väärinkäsityksiltä.
Muutoksen toteuttaminen
Kun muutokseen otetaan mukaan koko muutoksen kohteena oleva organisaatio, on tärkeää varmistaa, että muutos alkaa tapahtua arjen toimintatavoissa ja ajattelussa. Muutoksesta riippuen tässä puhutaan muutamia kuukausia tai jopa useita vuosia kestävästä prosessista. Viestinnässä fokus on konkreettisten tavoitteiden asettamisessa, faktojen viestinnässä väärinkäsitysten välttämiseksi, sitouttamisen parantamisessa sekä muutosvalmiuden varmistamisessa. Tämä kaikki tapahtuu iteratiivisesti koko ajan muuttuvassa ympäristössä. Viestinnän takaisinkytkennän avulla tuodaan näkyväksi eri kohderyhmien käytännön muutosesteitä, tarkennetaan seuraavia tavoitteita sekä haetaan ideoita muutoksen nopeuttamiseksi.
Muutoksen pysyvyyden varmistaminen
Muutoksen juurtumista aidosti osaksi yksilöiden ja tiimien arkea tuetaan mm. onnistumisten jakamisella, koulutuksilla, iteratiivisilla viestinnän tarkennuksilla sekä uusien ideoiden keräämisellä parantamisen pohjaksi. Edelleen on tärkeää mitata, miten viestintä puree ja nouseeko jossain päin organisaatiota esiin asioita tai riskejä, joihin voidaan muutosviestinnän toimenpiteillä tarttua.
Pari kysymystä pohdittavaksi:
- Toimiiko organisaatiossasi muutosviestinnän takaisinkytkentä?
- Jos se ei toimi, mitä seurauksia sillä voi olla?
- Kuinka tärkeää liiketoiminnalle on saada muutosviestinnän takaisinkytkentä toimimaan? Miksi?
- Millaisella työkalulla organisaatiosi voi toteuttaa takaisinkytkennän ja mitata muutosviestinnän onnistumista ja muutoksen etenemistä?
