Minna Kivimäki: Muutoksessa ei ole oikotietä onneen

Muutos on hidasta, tuskastuttavan hidasta. Sitä voi vauhdittaa, mutta kokemuksemme mukaan muutoksen juurtuminen arkeen ottaa aikaa ja vaatii tietyt vaiheet.  

Tietoisuus 

Kaikki alkaa tietoisuuden rakentamisesta. Ihmisten tulee mahdollisimman varhaisessa vaiheessa saada tietoa heitä koskevasta muutoksesta: mitä on tapahtumassa, miksi ja milloin. Tietoisuuden rakentaminen on hyvin pitkälti viestintää organisaation eri tasoilla. Johto viestii suuntaa ja muutoksen perusteluja; lähijohtajat kertovat, mitä on tiimitasolla tapahtumassa ja milloin; viestintäosasto tukee yleisellä viestinnällä. Viestintä ei voi kuitenkaan jäädä yksisuuntaiseksi tiedottamiseksi vaan ihmisille tulee tarjota mahdollisuuksia esittää kysymyksiä ja saada niihin vastauksia. Vaikka kaikkia vastauksia ei vielä olisikaan, ihmisten pitää saada tulla kuulluksi. 

Ymmärrys 

Kun perustieto muutoksesta alkaa olla hyvin viestitty ja saatavilla, on aika rakentaa syvempää ymmärrystä siitä, mitä muutos konkreettisesti tarkoittaa – yksiköille, tiimeille ja loppupeleissä yksittäisille ihmisille. Mitä jokaisen täytyy omassa päivittäisessä työssään muuttaa, mitä uutta aloittaa ja mitä vanhoja toimintatapoja lopettaa? Ymmärryksen synnyttämisessä lähijohtajat ovat ensisijaisen tärkeitä. Ainoastaan lähijohtajat yhdessä tiimiläistensä kanssa voivat riittävän konkreettisesti määritellä, millaisia käytännön muutoksia tiimin ja yksilöiden toiminnassa tarvitaan. Keskustelut tiimeissä ja lähijohtajien kanssa ovat avaimia yhteisen ymmärryksen muodostumiseen. Myös erilaiset muutosverkostot voivat astua tässä kohtaa kuvaan; muutosverkoston jäsenet pystyvät konkretisoimaan haluttua muutosta arkiselle tasolle. 

Omaksuminen 

Vasta kun ihmiset ovat saaneet muutoksesta hyvät perustiedot sekä rakentaneet yhdessä tiimeissä ja lähijohtajiensa kanssa yhteisen ymmärryksen siitä, mitä muutos heiltä konkreettisesti vaatii, he voivat alkaa omaksua tarvittavia tietoja ja taitoja muutoksen toteuttamiseksi käytännössä. He voivat osallistua koulutuksiin ja valmennuksiin. Koulutuksiin ei kannata mennä ennen kuin on tieto ja ymmärrys tarvittavasta konkreettisesta muutoksesta – muutoin oppi ei välttämättä ”tartu”, kun ei ole riittävää tarttumapintaa. Koulutus ei myöskään voi toimia tietoisuuden ja ymmärryksen rakentamisen ensisijaisena välineenä, vaan niihin ovat toiset menetelmät kuten edellä on kerrottu.  

Tärkeää on myös osata luopua vanhasta. Uuden omaksumisessa ja vanhasta luopumisessa tarvitaan jälleen sekä johdon että oman lähijohtajan apua. On tärkeää, että johto ja lähijohtajat näyttävät omalla toiminnallaan esimerkkiä tavoitellusta muutoksesta sekä palkitsevat organisaatiota pienistäkin onnistumisista. Heidän tehtävänsä on myös poistaa niitä esteitä, joita muutoksen tielle väistämättä tulee. 

Juurtuminen 

Muutos voidaan katsoa juurtuneeksi, kun ihmiset eivät enää palaa vanhaan, vaikka uudessa tulee vastoinkäymisiä. Tämä vie aikaa. Muutokset toteutetaan usein projekteina, ja todellinen juurtuminen alkaa monessa tapauksessa vasta siinä vaiheessa, kun projektia jo lopetellaan. Kuinka varmistetaan, että muutos todella tapahtuu ja jää pysyväksi osaksi arkea? Muutoksesta tulee jaksaa viestiä niin kauan kuin se on millään mittapuulla muutos. Onnistumisia pitää muistaa juhlistaa ja ihmisiä tukea siinä, että viimeisetkin oppivat pois vanhasta. Vieläkin tarvitaan keskusteluja ja kuulluksi tulemista. Pitkäjänteisen ja sitkeän työn tuloksena koittaa päivä, kun muutoksesta on tullut uusi normaali, ja se ei olekaan enää sitten muutos.