Organisaatiot ottavat käyttöön uusia toimintamalleja tai järjestelmiä kaiken aikaa. Monelle tuttuja muutoksia ovat esimerkiksi ERP-järjestelmän uudistus, agile-transformaatio tai yrityskauppa. Tällaisilla muutoksilla tyypillisesti tavoitellaan hyötyjä kuten parempaa tulosta, kustannussäästöjä tai laadukkaampaa asiakaskokemusta. Tavoiteltuja hyötyjä ei kuitenkaan usein saavuteta.
Vaikka uusi toimintamalli suunniteltaisiinkin huolella tai järjestelmä olisikin käytettävissä, se ei tarkoita, että ihmiset muuttaisivat työskentelytapojaan. Muutoksen onnistumisessa on lopulta kyse siitä muuttavatko ihmiset käyttäytymistään – alkavatko he toimia uudella toimintatavalla vai työskentelevätkö he edelleen vanhoilla tavoilla. Toimintatapojen muuttaminen on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty.
Uuden omaksuminen vie ihmisiltä rutkasti aikaa ja energiaa. Tämän takia organisaatiomuutoksen taustalle tarvitaan vahvat tukijoukot. Ilman riittävää kannustusta ja tukitoimia muutos voi takkuilla eikä toivottuja hyötyjä saavuteta. Tämän vuoksi muutoskonsultti kutsutaankin usein paikalle. Mutta mitä lisäarvoa voi muutoskonsultti tuoda projektitiimiin?
1. Muutoskonsultti auttaa muutoksen ihmispuolen huomioimisessa
Kun organisaatio valmistautuu muutokseen, projektitiimin fokus herkästi kiinnittyy teknisiin asioihin. Painitaan esimerkiksi seuraavanlaisten kysymysten parissa: Miten me saadaan uusi järjestelmä toimimaan ilman bugeja? Mikä on uuden toimintamallin tai strategian sisältö? Kuinka projekti pysyy aikataulussa ja budjetissa?
Mitä herkästi kuitenkin tapahtuu on se, että muutoksen ihmispuoli unohtuu. Luodaan timanttisia toimintamalleja, joita kukaan ei koskaan ota käyttöön. Siksi muutoskonsultti voikin tukea asiakasta kysymällä: Miten voisimme kasvattaa tietoisuutta muutoksen tarpeellisuudesta sekä sen hyödyistä? Miten voimme varmistaa, että ihmisillä on tarvittavat kyvykkyydet ottaa uusi järjestelmä tai toimintamalli käyttöön? Miten strategiaa edistetään käytännössä ja kuka vastaa mistäkin? Näihin ihmispuolen kysymyksiin voi vastata muutoksen läpiviennin suunnitelmassa – eli suunnitelmassa siitä miten ihmiset saadaan mukaan muutokseen.
2. Muutoskonsultti käärii hihat ja auttaa projektitiimiä sekä muutosagentteja onnistumaan
Muutoskonsultti ei kuitenkaan ainoastaan kysy tiukkoja kysymyksiä tai tee suunnitelmia. Hän myös käärii hihat. Ideaalitilanteessa muutoskonsultti tukee esimerkiksi projektitiimiä sekä hankkeen sponsoria onnistumaan muutoksen puolesta puhumisessa sekä käyttöönoton sparrauksessa. Tämä pitää sisällään esimerkiksi materiaalien valmistelemisen infosessioita varten sekä sparrauksen miten muutoksesta voisi kertoa helposti lähestyttävällä tavalla. Muutoskonsultti harvoin on kuitenkaan ”kasvot” muutokselle. On paljon uskottavampaa, että sisäinen ja tuttu ihminen puhuu muutoksesta. Tällöin muutos tulee paljon lähemmäksi jokaisen arkea. Tuttuus herättää myös luottamusta.
3. Muutoskonsultti tuo tiimiin kokemusta ja osaamista
Muutoskonsultti tuo tiimiin mukanansa kokemusta ja syväosaamistaan muutoksen läpiviennistä. Kun puhutaan muutoksenjohtamisen keinoista, moni ajattelee ensimmäisenä viestintää ja kouluttamista. Ne harvoin ovat kuitenkaan riittäviä tukitoimia. Tässä kohtaa monella voi mennä sormi suuhun – mitä muuta? Osaava muutoskonsultti osaa laajentaa tätä repertuaaria ja auttaa tiimiä miettimään laajemmin. Muita keinoja tukea muutosta voi olla vaikkapa muutosagentti-verkosto, lähijohtajien tukimalli tai muutoksen mittaus. Muutoskonsultin palkkaus ei kuitenkaan välttämättä ole aina oikea ratkaisu. Milloin konsulttia ei kannata palkata apuun?
4. Huono syy palkata muutoskonsultti: Organisaation sisällä ei ole aikaa eikä resursseja edistää muutosta
Laajamittaisen muutoksen tai transformaation läpivienti vaatii organisaatiolta usein hurjia ponnistuksia. Tämä vaatii sekä monipuolisen joukon toimenpiteitä että sisäisiä muutostekijöitä ja puolestapuhujia. Oli kyse sitten miten osaavasta ja intohimoisesta muutoskonsultista, hän ei voi kuitenkaan onnistua työssään yksin. Muutoksen edistämisen ja sen puolestapuhujia on löydyttävä organisaation sisältä.
Sisäisillä ihmisillä on oltava aikaa ja kyvykkyyksiä muutoksen läpivientiin. Sisäiset ihmiset ovat tekemisissä sidosryhmien kanssa arjessa. He tuntevat työyhteisön parhaiten ja täten pystyvät tulkkaaman muutosviestin eri rooleille ja yksiköille. Mitä lähempää viesti ihmiselle tulee, sitä todennäköisemmin se tuntuu ihmisestä relevantilta.
Tämän vuoksi muutoksen läpivienti vie tyypillisesti arvioitua enemmän aikaa ja resursseja. On hyvä muistaa, että organisaatiomuutoksissa yritetään vaikuttaa satoihin tai jopa tuhansiin ihmisiin. Muutoksen jalkauttamiseen harvoin riittää, että sen puolesta puhuu yksi tai edes useampi konsultti. Ideaalitilanteessa muutoskonsultti auttaa projektitiimiä ja muuta organisaatiota onnistumaan roolissaan muutoksen lähettiläänä. Onnistunut muutos vaatii ponnisteluja ja johtajuutta hyvinkin laajasti organisaation sisällä.
Ihannetilanteessa koko projektitiimi miettii ja osallistuu siihen, kuinka muutoshankkeessa viestitään sekä osallistetaan ja koulutetaan sidosryhmiä. Muutostiimin lisäksi voidaan valjastaa mukaan muutoslähettiläitä – olivat he sitten asiasta intohimoisia edelläkävijöitä tai vaikka esihenkilöitä. He ovat erinomaisia kumppaneita muutoksen tuomisessa jokapäiväiseen arkeen. Myös johtoryhmällä ja sponsoreilla on tärkeä rooli pelattavana. He puhuvat muutoksen puolesta, raivaavat esteitä projektitiimin tieltä sekä varmistavat riittävät resurssit. Toisin sanoen, onnistuneeseen organisaatiomuutoksen tarvitaan kokonainen joukkue, joka pelaa yhteen pussiin.
