Olipa kerran projekti, joka juhli viimeistä virstanpylvästä. Uusi työkalu oli asennettu kaikkien käyttöön. Ilo muuttui kuitenkin ihmetykseksi, kun muutaman kuukauden päästä kävi ilmi, että osa henkilöstöstä teki tuplatyötä. He jatkoivat tutun ja turvallisen vanhan työkalun käyttöä ja kuuliaisesti kirjasivat asiat myös uuteen työkaluun.
Tämä yksinkertainen esimerkki saattaa olla monelle tuttu. Mikä saattoi mennä pieleen? Pohditaanpa muutoksen portaiden kautta muutamia tekijöitä, joihin muutos saattaa pysähtyä, ja missä siirtyminen seuraavalle portaalle hankaloituu. Muutoksen portaita ovat tietoisuus, ymmärrys, omaksuminen ja juurtuminen.
1. Ihmisymmärrys keskiöön: Me ihmiset olemme kiinnostavin ja haastavin osa muutosta
Omassa muutoshankkeessani olen törmännyt tilanteeseen, jossa uusien työkalujen omaksuminen tuntui hankalalta. Meillä oli keskusteleva ja osallistava koulutus, mutta sen jälkeen uudet työkalut vain jäivät pölyttymään. Asia muuttui, kun pyysimme työntekijät astumaan itse ohjaksiin. Järjestimme työpajan, jossa kaikilla oli mahdollisuus vaikuttaa. Siellä syntyi tunne ammattiosaamisen arvostuksesta, joka auttoi omaksumisessa. Koulutus onkin aina turhaa, jos ihmisen oma halu ja oikea mielenlaatu puuttuu. Omaksumisvaihetta ennen on siis varmistettava edeltävät portaat, tietoisuus ja ymmärrys.
Hyvällä kuuntelulla ja aidolla kiinnostuksella voi myös ratkaista alun esimerkin kaltaisia ongelmia. Ainoastaan ymmärtämällä vaikuttimia, miksi vanhan käyttö uuden rinnalla tuo lisäarvoa henkilölle, voi tarttua asiaan. Ehkä vanha tapa vaati palkitsevaa sosiaalista yhteistyötä, josta ei haluttu luopua? Muutoshankkeen alussa on tärkeää osata tehdä muutosvaikutusanalyysi usealta näkökulmalta.
2. Rajansa kaikella: Kapasiteettimme on rajallinen
Usein meillä kaikilla on työpöytä täynnä työnkuvan mukaisia tehtäviä ja kalenterit tulvillaan palavereita. Muutokset tulevat usein tavallisen työkuorman päälle, ja uuden omaksumiselle jää vähän aikaa. Jos yhtäaikaisten muutosten määrä ei suunnitella ja priorisoida organisaation johdon tasolla, valuu muutostyö usein hukkaan. Valtavassa viestitulvassa tietoisuus ja ymmärrys voi jäädä saavuttamatta. Esihenkilöllä voi olla liikaa asiaa agendalla henkilökohtaisissa tapaamisissa tiimiläisen kanssa, jolloin muutoksen henkilökohtaiset vaikutukset jäävät käsittelemättä, ja ymmärrystaso saavuttamatta. Toisille esimerkiksi koulutusajat tai klinikat eivät vain yksinkertaisesti mahdu kalenteriin, jolloin matka voi pysähtyä omaksumiseen.
3. Johtamisella on merkitystä: Itseohjautuvassakin ympäristössä johdon tuki on tärkeää
Vaikka projektitiimi ja muutoksentekijät olisivat rautaisia ammattilaisia, he eivät kuitenkaan voi viedä muutosta läpi ilman johdon sitoutumista. Tietoisuuden ja ymmärryksen rakentamiseen tarvitaan luotettava lähde eli organisaation johtaja ja oma esihenkilö. Johdolta vaaditaan läsnäoloa, esimerkkiä ja valmiutta käydä dialogia. Johtamista ei siis voi delegoida.
4. Se on maraton, ei sprintti: Tarvitsemme aikaa
Muutoksen tekijänä olen ollut tuskastunut, kun tuloksia ei näy. Se lienee inhimillistä. Pieniä askelia on usein vaikea nähdä. Välillä pitää ottaa askel taakse, jotta voi taas edetä pari askelta eteenpäin. Muutos on hidasta, ja se ei pääty teknisen projektin loppumiseen. Muutoksella pitää olla pitkäaikainen omistaja, joka varmistaa, että muutos pysyy agendalla ja työntekijöille on tarjolla tukea. Tämä pitää myös huomioida organisaatiotasoisen muutosportfolion johtamisessa. Se ei voi siis perustua teknisten projektien aikatauluihin, sillä juurtuminen jää muutoin kesken.
5. Viimeinen silaus: Tee vanhaan palaaminen mahdottomaksi
Tärkeintä on aina huomioida inhimilliset tarpeet, halu muuttua ja ymmärrys muutoksesta. Muutoksen juurtumista usein tuetaan erilaisin kannustimin esimerkiksi leikkimielisen kilpailun ja arvostuksen osoittamisen kautta. Lopuksi kannattaa kuitenkin ottaa myös järeät aseet käyttöön ja tehdä vanhaan palaaminen mahdottomaksi. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi vanhojen työkalujen sulkemista.
Jos kiinnostuit muutoksen portaista, lue kollegani Minna Kivimäen kirjoittama blogiteksti aiheesta.
