Valmennan työkseni johtoa, projektipäälliköitä ja esihenkilöitä onnistumaan muutoksissa. Lähes jokaisessa koulutuksessa minulta kysytään: ”Mikä on kaikista tärkein keino, joka varmistaa muutoksen onnistumisen?” Vastaan, että muutos onnistuu lähes varmasti, jos teet seuraavat kolme asiaa huolellisesti:
1. Varmista muutoksen miksi
Ensimmäinen ja tärkein asia muutoksesi onnistumiseksi on varmistaa, että kaikki, joita muutos koskee, ovat samaa mieltä siitä, miksi muutos tarvitaan. En siis tarkoita, että johtoryhmä tai projektitiimi on perusteista täysin yksimielinen. Tarkoitan sitä, että sinun tulee koota muutoksen kohteena olevat avainryhmät yhteen ja varmistaa heiltä: ”Olemmeko samaa mieltä, että tämä asia ei meillä toimi niin hyvin kuin pitäisi?”
Tätä varten sinun on tehtävä taustatyösi huolella: mihin mittareihin tai kenen palautteeseen pohjautuu käsitys siitä, että homma ei pelitä? Joskus muutoksen miksi ei liity tämänhetkiseen ongelmaan vaan onnistumisen varmistamiseen tulevaisuudessa: esimerkiksi yhtenäistämällä prosesseja ja toimintatapoja voidaan pyrkiä helpottamaan laajentumista yritysostoin. Tässäkin tilanteessa on tärkeä käydä riittävästi aitoa keskustelua siitä, mihin muutoksen tarve pohjautuu ja mitä muutoksella konkreettisesti tavoitellaan.
Joskus yksittäinen hyvä kysymys, kuten ”Mikä tapahtuisi, jos emme tee mitään?”, voi auttaa ryhmää löytämään yhteisen ymmärryksen muutoksen välttämättömyydestä.
2. Kehitä aidosti yhdessä
Toinen asia on varmistua siitä, että kehitettävä ratkaisu todella vastaa ongelmaan. Tämä vaihe onnistuu vain, jos projektissa on riittävästi todellisia muutoksen kohteena olevan asiantuntijoita mukana niin, että heillä on aito mahdollisuus vaikuttaa päätöksiin.
Usein törmään siihen, että kaikki isot päätökset on tehty hyvin pienellä tiimillä, esimerkiksi uusi järjestelmä on valittu ilman, että nykyisten järjestelmien käyttäjiä on kuultu, tai uusi organisaatiokaavio on piirretty ilman laajempaa keskustelua siitä, mikä nykyisessä ei toimi. Vaikka kaikkia ei olisi mahdollista ottaa mukaan keskusteluun, on tärkeää varmistua siitä, että kaikki muutoksen kohteena olevat ryhmät kokevat tulleensa kuulluksi ja he saavat mahdollisuuden osallistua esimerkiksi niin, että kutakin liiketoimintayksikköä, maantieteellistä aluetta tai asiantuntijatiimiä edustaa yksi henkilö. Sitoutumisen kannalta on myös tärkeää viestiä avoimesti siitä, ketkä ovat olleet mukana päätöksenteossa ja miten eri kohderyhmien kysymykset ja huolet on matkan varrella huomioitu.
3. Panosta esihenkilöihin
Kolmantena asiana kiinnitä erityistä huomiota esihenkilöille viestimiseen ja heidän tukemiseensa. Tiedämme tutkimuksesta, että esihenkilöt ja kollegat ovat organisaation tehokkaimmat ”viestintäkanavat”. Jokainen meistä haluaa kuulla omalta lähijohtajaltaan työtään koskevia uutisia. Esihenkilöt, erityisesti keskijohto, ovat kuitenkin myös organisaation kuormittunein ryhmä. Sen vuoksi on kriittisen tärkeää auttaa esihenkilöitä onnistumaan tärkeässä viestintäroolissaan.
Hyväksi todettu keino on valmistella esihenkilöille napakka, käytännön läheinen tukimateriaali ja käydä se yhdessä läpi heidän kanssaan. Tämä tarjoaa esihenkilöille mahdollisuuden esittää tarkentavia kysymyksiä ja nostaa esiin mahdollisia huolia, joita heillä asiaan liittyy. Panostamalla esihenkilöihin varmistat, että viesti on mahdollisimman yhdenmukainen läpi organisaation ja muutosviestintä onnistuu toivomallasi tavalla.
Oletko kiinnostunut muutosvalmennuksesta, joka on räätälöity juuri teidän yrityksenne tarpeisiin?
Ole yhteydessä Auli Packaléniin: auli@ccea.com tai 040 845 3045
