Esimies on vuorovaikutusvastuussa (muttei yksin)

Linjaesimies on avainasemassa monessa muutoksessa. Kun uutta strategiaa jalkautetaan, organisaatiota tai toimintamallia uudistetaan tai uusi järjestelmä otetaan käyttöön, tulisi linjaesimiehen olla vastuussa muutoksen määrittelystä ja läpiviennistä omassa yksikössään tai tiimissään.

Tulkki vai tulppa?

Muutoksen vaikutuksia omaan työhön on vaikeaa – ellei mahdotonta – ymmärtää vain lukemalla. Tarvitaan yhteistä pohdintaa: Miten muutos koskettaa yksittäistä työntekijää, omaa liiketoiminta-aluetta tai -yksikköä, omaa tiimiä? Mitä tulee jatkossa tehdä eri tavalla kuin ennen? Ja ennen kaikkea: miksi? Ilman ymmärrystä muutoksen tarkoituksesta on vaikeaa sitoutua muuttamaan omaa tapaa ajatella ja tehdä työtä.

Keskijohdon vastuisiin muutoksissa kuuluu ajantasaisen tiedon jakaminen ja kohdentaminen juuri omille tiimiläisille. Esimies ei välttämättä ole operatiivisen tai prosessitason asiantuntija, ja riittävä yhteisymmärrys muutoksen vaatimista käytännön toimenpiteistä edellyttääkin vuorovaikutusta. Tämän fasilitointi ja mahdollistaminen ovat esimiehen vastuita, mutta vastuu osallistua on tiimin yhteinen!

Toisaalta esimiehen tulisi viedä tiimiltään saamaansa uutta tietoa ja palautetta muutoksesta johtamisjärjestelmän muille tasoille. Kaksisuuntainen viestintä sekä yhteisymmärryksen varmistaminen kysymällä ja kuuntelemalla estävät muutoksen tulppia.

Epävarmuuden viestintää

Muutostilanteissa esimiesten suurena haasteena on viestiä selkeästi ja varmasti dynaamisessa ja muuttuvassa toimintaympäristössä (ks. myös Rouhiainen-Neunhäuserer, 2009).

Vetämissäni muutos- ja viestintävalmennuksissa esimiehet ovat usein tuoneet esille huolen siitä, etteivät osaa tai voi vastata muutosta koskeviin kysymyksiin ja viestintätarpeisiin. Esimiehiltä itseltäänkin puuttuu tietoa tulevasta. Joskus myös muutosviestinnän tärkeyttä aliarvioidaan, jolloin huhut leviävät.

Muutoksen viestintää kannattaa palastella ja kalastella. Esimies voi todeta tietävänsä tämän verran tällä hetkellä. Toisaalta organisaatiossa tulee määritellä muutosinformaation oikea-aikaisuus ja relevanssi – kaikkea ei ole tarkoituksenmukaista viestiä kerralla.

Työntekijöiden kokemaa varmuuden tunnetta lisää johdonmukaisuus johtamisessa, yritystasolla määriteltyjen yhteisten periaatteiden mukaan. Läpinäkyvä johtaminen on luottamuksen perusta muutoksessa. Tätä havaintoa tukee myös Kirsti Malkamäen (2017) tuore palvelujohtamisen väitöskirja. Esimiestyössä läpinäkyvyys tarkoittaa esimerkiksi päätösten perustelemista tehtyjen linjausten mukaisesti eikä yksittäisiin mielipiteisiin tai vanhoihin käytäntöihin perustuen.

Walk the talk

Omaa toimintaansa ensin muuttava, avoimeen keskusteluun kannustava, rakentavaa kritiikkiä ja konkreettisia ratkaisuehdotuksia esille tuova esimies toimii itse esimerkkinä muutoksessa. Tärkeää on tavoitettavuus ja läsnäolo. Innostuminen innostuttaa.

Keskijohto tarvitsee toki ylimmän johdon ja omien esimiestensä sitoutumisen muutokseen. Johdon sitoutuminen näkyy käytännössä esimerkiksi riittävinä ja oikeanlaisina resursseina tai muutosta edistävänä viestintänä. Esimiehestäkään ei ole yksin ihmeidentekijäksi.

Kirjoittaja toimii Cceassa konsulttina. Lue lisää Pipsasta tai seuraa häntä Twitterissä.