Case Huhtamäki: Digital collaboration -projektin johtaminen

Haaste

Huhtamäki on maailmanlaajuisesti toimiva ruoka- ja juomapakkausten asiantuntija. Yhtiöllä on 78 tuotantolaitosta ja 24 myyntikonttoria 34 maassa. Yhtiö halusi strategiansa mukaisesti vahvistaa yhteisiä toimintatapoja ja yhteistyötä maailmanlaajuisesti koko organisaatiossaan. Tämän vahvistamiseksi päätettiin ottaa käyttöön modernit digitaaliset työkalut. Muutoksen avainkohderyhmään kuului 6 500 toimihenkilöä.

Keskeisinä haasteina oli varmistaa hankkeen toteutus tehokkaasti tiukan aikataulun ja sidosryhmien odotusten mukaisesti sekä taata sujuva siirtyminen eri maissa toimiville yksiköille ilman liiketoimintahäiriöitä. Hankkeen onnistumisen kannalta oli välttämätöntä varmistaa organisaation eri tehtävissä toimivien ihmisten sujuva yhteistyö.

Tavoite

Olemassa olevat työkalut korvattiin Microsoft O365 -palvelulla, ja aikatauluksi oli asetettu tiukka yksi vuosi. Tavoitteena oli taata sujuva siirtyminen uusiin työkaluihin sekä vahvistaa digitaalista yhteistyötä ja tukea yhdenmukaisia ja tehokkaita, uusia työskentelytapoja.

CCEAn palvelu

CCEA tarjosi projektinjohtopalvelun, jolla varmistettiin tehokas toteutus aikataulussa ja sidosryhmien odotusten mukaisesti. CCEA vastasi myös hankkeen muutoksenhallinnan kokonaisuudesta. Palveluun sisältyi projektinhallintamallin luominen ja päivittäisten projektikäytäntöjen toteuttaminen, jolla helpotettiin yhteistyötä yrityksen eri toiminnoissa työskentelevien ihmisten välillä ja varmistettiin oikea-aikainen toteutus sovittuja resursseja hyödyntäen.

Erityistä huomiota kiinnitettiin keskeisten sidosryhmien sitouttamiseen ja tukemiseen. Muun muassa järjestettiin kokouksia, joissa kerrottiin kaikille yksiköiden johtoryhmille käynnissä olevista toimista ja niiden vaikutuksista yksikkötasolla. Myös kaikkia liiketoimintasegmenttien johtoryhmiä informoitiin säännöllisesti.

Asiakkaan hyödyt

Projektiryhmän yhteistyö ja yhteishenki arvioitiin erittäin myönteiseksi hankkeen lopussa. Hyvää tiimityötä pidettiin merkittävimpänä yksittäisenä syynä siihen, että hanke saavutti ja osittain ylitti odotukset annetussa määräajassa. Uudet digitaaliset työkalut ja käytännöt otettiin vastaan positiivisesti koko organisaatiossa, ja uusien työkalujen käyttöaste oli korkea alusta alkaen. Käyttäjät ja sidosryhmät olivat erityisen tyytyväisiä projektiviestintään sekä projektin tarjoamaan ohjeistukseen ja muutoksenhallintaan kokonaisuutena. Osana muutoksen läpivientiä perustettiin muutosagenttiverkosto, jonka tehtävänä oli tarjota käytännönläheistä tukea kaikissa yksiköissä.

 

Lue lisää palveluistamme: Muutoksen läpivienti ja Muutosportfolion johtaminen