Case HUS Osastonsihteeripavelut: Muutososaamisen kehittäminen tukemaan HUS osastonsihteerityön uudistumista

HUS on Suomen suurin erikoissairaanhoidon toimija, jonka 27 000 huippuammattilaista hoitaa vuosittain lähes 700 000 potilasta. HUS Osastonsihteeripalvelut tuottavat laadukasta ja asiantuntevaa sihteeripalvelua osana potilaan hoitoketjua erikoissairaanhoidon toiminnoissa koko HUS-alueella.

Haaste

HUS Osastonsihteeripalveluiden tavoitteet ovat korkealla vaikuttavuuden takaamiseksi potilaan hoitoketjussa ja tarkoitus on kehittää osaamista tuleville vuosille osana jatkuvaan muutokseen valmistautumista. Viime vuosien suuria muutoksia ovat olleet mm. Apotin käyttöönotto ja pandemia. Samalla on siirrytty kohti itseohjautuvaa ja yhteisöllistä organisaatiota fokuksessa vahvemmin asiakkaat. Suuria, jo horisontissa näkyviä muutoksia ovat osastonsihteerien työn digitalisoitumiseen liittyvät muutokset ja toiminnan automatisoinnin lisääntyminen sekä vuoden 2023 alussa aloittavat hyvinvointialueet.

Tavoite

Asiakkaan tavoitteena oli kehittää esihenkilöiden sekä palvelusuunnittelijoiden osaamista tulevien muutosten johtamiseen sekä osastonsihteerien kyvykkyyttä kohdata tulevia muutoksia – ja näin auttaa organisaatiota yhteisesti saavuttamaan muutoksilla tavoitellut hyödyt. Osastonsihteerien valmennuksen tavoitteena oli auttaa heitä omaksumaan jatkuvia omia työtä koskevia muutoksia ja säilyttämään toimintakyvyn muutosten keskellä.

CCEAn palvelu

CCEA suunnitteli ja toteutti vuoden 2022 aikana HUS Osastonsihteeripalveluiden esihenkilöille ja palvelusuunnittelijoille sekä osastonsihteereille muutososaamisen valmennuskokonaisuuden.

Esihenkilöiden ja palvelusuunnittelijoiden valmennus toteutettiin vuorovaikutteisena kehittymispolkuna, joka koostui useasta työpajasta. Työpajojen välissä osallistujat sovelsivat oivalluksiaan käytäntöön ja sparrasivat toisiaan ryhmissä. Työn luonteesta johtuen osastonsihteerien osaamisen kehittäminen toteutettiin koko päivän valmennuksina, joissa tärkeässä roolissa oli pienryhmätyöskentelyä.

Asiakkaan hyöty

Asiakkaan mielestä palvelun suurin hyöty oli se, että ihmiset osataan ottaa huomioon muutoksessa sekä yhteinen kieli ja työkalut muutosten käsittelyyn. Osallistujat kokivat saaneensa työkaluja käsitellä muutoksia sekä itsenäisesti että työyhteisössä. Asioiden esiin nostaminen on helpompaa, kun jaetaan yhteistä ymmärrystä eri tavoista toimia muutoksissa, ja löydetään yhteinen kieli keskusteluun muutosten ympärillä. Osaamista vahvisti kokemusten yhdessä jakaminen ja pohtiminen.