Case KONE: Teamsin käyttöönotto globaalissa organisaatiossa

Marraskuussa 2019 Microsoft Teams korvasi Skype for Business -sovelluksen ensisijaisena digitaalisen yhteistyön työvälineenä KONEella.

Asiakkaan tarve 

Teams oli ollut KONEella käytettävissä jo vuodesta 2017. Pieni osa konelaisista oli ottanut sen jo itsenäisesti käyttöönsä Skype for Busineksen rinnalle. Virallista IT-tukea, ohjeistusta tai koulutusta ei kuitenkaan ollut tarjolla tukemaan Teamsin käyttöä. Tammikuussa 2019 KONE aloitti projektin, jonka tavoitteena oli siirtyä kokonaan Teamsin käyttöön globaalisti marraskuussa 2019. KONE pyysi CCEAlta apua muutoksen läpivientiin ja projektinhallintaan. Muutos vaikutti kaikkiin 60 000 konelaiseen maailmanlaajuisesti. Suurin vaikutus muutoksella oli KONEen noin 22 000 toimistotyöntekijään.

Tavoite 

Projektin tavoitteena oli ottaa Teams globaalisti käyttöön KONEella: 1) varmistaa, että Teamsin käyttö on mahdollista KONEella (esim. loppukäyttäjätuki saatavilla, Teamsin tekninen toimivuus testattu KONE-ympäristössä, Teams-työpöytäsovellus asennettuna henkilöstön tietokoneilla), 2) varmistaa, että konelaiset tietävät, mitä tapahtuu, milloin ja miksi, ja 3) varmistaa, että KONEen toimistotyöntekijöillä on vähintäänkin Teamsin käytön perustaidot hallussa muutoksen tapahtuessa ja että heille on tarjolla tukea parempien työtapojen omaksumiseksi. Muutoksen haluttiin tapahtuvan kitkattomasti, aiheuttamatta harmia päivittäiseen toimintaan.

CCEAn palvelu 

CCEAn palveluun kuuluivat sekä projektihallinta että muutoksen läpiviennin tuki.

CCEAn projektipäällikkö vastasi projektinhallinnasta, Teamsin käytön edellytyksistä KONEella sekä tuki paikallisia tiimejä KONE-maissa Teamsin käyttöönottossa.

CCEAn muutostiimi, yhdessä KONE-tiimin kanssa, suunnitteli ja toteutti muutoshallinnan toimenpiteet kuten

  1. muutosviestinnän toimenpiteiden suunnittelun ja aikataulutuksen sekä materiaalien valmistelun,
  2. muutosagentti- ja paikallisten Teams-kouluttaverkostojen pystytyksen ja koordinoinnin,
  3. sovittujen sidosryhmien ja yhteisöjen sitouttamisen,
  4. muutospulssikyselyn, jonka avulla ymmärettiin, miten työntekijät kokivat muutokset ja miten muutos eteni. Muutossuunnitelmaa parannettiin mittausten tulosten perusteella,
  5. globaalin lanseerauskonseptin
  6. lisäksi CCEA-tiimi teki ehdotuksen, millaisilla toimenpiteillä muutosta kannattaa tukea projektin jälkeen.

Asiakkaan hyöty 

Projekti vietiin onnistuneesti läpi ja tiimi sai erinomaista palautetta selvistä suunnitelmista ja avoimesta viestinnästä koko projektin ajalta: ”Viestintä ja muutoksenhallinta on ollut erittäin hyvää. Erityisen hyvä projektinhallinta, hyvä johdon tuki ja globaalin muutosverkoston pystytys (ja fasilitointi). Tässä opittiin paljon siitä, kuinka muutoksia kannattaa viedä läpi KONEella”.

Sidosryhmät otettiin mukaan aikaisessa vaiheessa projektia, mikä varmisti tarvittavan tuen muutokselle. Avainsidosryhmät, kuten yli johto, olivat tyytyväisiä saadessaan perehdytyksen muutoksesta hyvissä ajoin ennen laajempaa yleisöä. Tiivis yhteistyö paikallisten tiimien ja muutosagenttien kanssa oli toinen onnistumistekijä. Varmistimme, että muutosta ei vain ohjattu globaalilta tasolta vaan sitä vietiin eteenpäin myös paikallisesti kaikissa maissa.

Projekti- ja muutoshallinnan yhdistelmä CCEAlta varmisti yhtenäisen tavan tehdä työtä: yhdellä suunnitelmalla kohti samaa maalia. Meillä oli yhteinen ymmärrys siitä, että muutoksen läpivienti on enemmän kuin vain viestintämateriaalien luontia.